Lo sviluppo di competenze di time management non è un’attività immediata e richiede una certa pratica. Inoltre, ognuno di noi ha il suo personale modo di gestire il tempo a propria disposizione per portare a termini i compiti che ci sono stati assegnati, per cui non esistono regole auree valide per tutti.
Ci sono però alcune best practice e in questo articolo ne proporremo dieci, che possono aiutare a essere più produttivi, a casa e in ufficio.
Come valutare l’efficacia del nostro time management?
Se ci capita spesso di sentirci stressati, sommersi dall’eccessivo carico di lavoro e dalle responsabilità, con la sensazione che i compiti da portare a termine non si esauriscano con il passare delle ore, ma anzi aumentino, mentre diminuisce il tempo a nostra disposizione… potremmo avere un problema di time management.
Per essere più organizzati e avere una gestione del tempo più efficiente che ci consenta di lavorare con maggiore produttività e soddisfazione, ci sono alcuni accorgimenti fondamentali. Iniziamo con il primo!
1. Definire le priorità
Il concetto di priorità richiede una specifica sulle attività urgenti e quelle importanti, fondamentali da distinguere le une dalle altre, se si vuole essere efficienti.
Nell’immagine che ti proponiamo, la cosiddetta Matrice di Eisenhower riassume le differenze tra quattro diverse situazioni, riportando alcuni esempi che ci suggeriscono come definire gli impegni prioritari da non sottovalutare.
2. Impostare le scadenze
Ora che sappiamo le attività previste nella nostra giornata (o nella nostra settimana) lavorativa, possiamo darci delle scadenze da rispettare e appuntarci in una lista delle cose da fare.
Nelle organizzazioni in cui viene usata la metodologa agile, ogni scadenza può essere condivisa con il gruppo di lavoro attraverso le funzioni dei programmi gestionali (di norma basati sul cloud, dunque visibili a tutti i collaboratori).
Se la deadline è particolarmente sfidante e riusciamo comunque a rispettarla, la soddisfazione aumenta e siamo più motivati ad affrontare i nuovi impegni professionali.
3. Imparare a delegare
Per quanto possiamo essere efficienti e organizzati, ci sono compiti che possiamo delegare con serenità a un collega o – nel caso dei manager – al nostro gruppo di lavoro.
Soprattutto nel caso delle attività di routine e ripetitive, quindi semplici da completare, prenderle in carico tutte rischia di causare alti livelli di stress.
Usare lo strumento di delega non equivale a sfuggire dalle nostre responsabilità, ma a sapersi organizzare. Oltre ad avere un’agenda meno intensa, assegnare ai collaboratori dei compiti strategici li farà sentire più apprezzati e coinvolti.
4. Organizzare l’agenda
Avere un calendario aggiornato delle attività sempre a portata di mano aiuta a non dimenticare gli obiettivi previsti, ma non solo! La semplice azione di spuntare ogni task completato contribuisce a dare un forte senso di soddisfazione rispetto al lavoro svolto.
Che si tratti di un’agenda cartacea, di un calendario elettronico o di un programma gestionale condiviso da tutto il gruppo, la to do list aiuta a concentrarsi sulle priorità.
E se lavoriamo da casa? È fondamentale includere nel programma anche le attività personali, le pause e alcuni momenti di socialità con i colleghi, per evitare la sensazione di isolamento.
5. Prevedere delle pause regolari
È sempre meglio non aspettare di sentirsi stanchi prima di fare una pausa di qualche minuto. Per prevenire lo stress e mantenere sempre alta la nostra produttività, le pause possono essere persino pianificate in agenda.
La tecnica del pomodoro – di cui abbiamo parlato in questo articolo che contiene anche un pratico schema – insegna proprio a programmare un timer per lavorare con la massima concentrazione per 25 minuti e fare un break di 5.
Scarica la guida gratuita e scopri come migliorare le performance del tuo team!
6. Provare il monotasking
Sebbene il multitasking sia ancora molto spesso considerato una caratteristica delle persone produttive, è utile ricordare come, in realtà, si tratti di un comportamento rischioso: il passaggio continuo da un’attività all’altra ostacola le performance, perché richiede energia per spostare la concentrazione.
Per migliorare le nostre competenze di time management, dunque, dovremmo piuttosto sperimentare il monotasking, ovvero lavorare con il massimo focus a un compito per volta, fino alla sua conclusione (o al momento della pausa).
7. Prevenire (e gestire) lo stress
Se accettiamo di prendere in carico più responsabilità di quanto siamo effettivamente in grado di gestire, è naturale che i livelli di stress aumentino, iniziamo a sentirci più stanchi e diventiamo meno produttivi.
Ognuno di noi può avere modi del tutto personali per reagire allo stress; ci sono però alcuni piccoli trucchi da sperimentare, per provare a gestire al meglio questo tipo di situazioni.
Ad esempio:
- fare esercizio fisico
- uscire all’aria aperta
- distrarsi conversando con un amico
- praticare yoga o meditare
- ascoltare musica
- dedicarsi a un hobby piacevole
Anche quando pensiamo di non avere tempo per alcuna di queste attività, delle semplici tecniche di respirazione possono fare la differenza e riportare la mente alla giusta tranquillità.
8. Vincere la tendenza a procrastinare
Insieme al multitasking, la procrastinazione è una delle insidie più complesse da superare per incrementare la produttività.
Si tratta però di una tendenza piuttosto naturale, soprattutto se ci sentiamo annoiati - magari perché gli obiettivi che dobbiamo raggiungere non sono abbastanza sfidanti - oppure siamo sopraffatti dall’eccessivo carico di lavoro.
Un metodo semplice, ma efficace, per vincere la procrastinazione è la programmazione delle attività più lunghe e impegnative in modo che siano intervallate da pause e momenti di gratificazione.
9. Imparare a dire di no
Non dovremmo preoccuparci di sembrare egoisti o svogliati se rifiutiamo - in modo gentile - di prendere in carico compiti aggiuntivi perché la nostra agenda è già occupata.
La consapevolezza del tempo che abbiamo a disposizione è forse la competenza più importante nella gestione del tempo; l’energia che possiamo dedicare alle attività strategiche sarà apprezzata anche dai colleghi ai quali stiamo dicendo “no”.
10. Valorizzare le prime ore della giornata
Quest’ultima best practice è valida anche se non siamo persone mattiniere: possiamo ad esempio scegliere di svegliarci 30 minuti prima del solito e iniziare a programmare la giornata.
La nuova routine contribuisce a mantenere alta la produttività anche nelle ore successive, perché riusciamo a mantenere il focus sui nostri obiettivi, avendoli già pianificati.
Non è necessario cominciare subito a lavorare, si può usare il tempo in più a disposizione per fare una buona colazione, una passeggiata o dell’esercizio fisico.
Alzarsi presto permette di essere più calmi e avere la mente libera, mentre con il passare delle ore iniziano a calare i livelli di motivazione, concentrazione, creatività e performance.
Quando abbiamo una pianificazione chiara delle attività necessarie al raggiungimento degli obiettivi della giornata, riusciamo a essere più concentrati e a ottenere risultati migliori, in meno tempo.
Come ogni competenza comportamentale, anche il time management richiede un allenamento costante. Provando a mettere in pratica i consigli che hai trovato in questo articolo per alcune settimane, potresti essere sorpreso dalla quantità di tempo che non sapevi di avere a disposizione!
InsideOut ha realizzato Focus, il prodotto formativo di nuova concezione studiato per:
- sviluppare la capacità di definire e raggiungere gli obiettivi
- vincere la reattività e migliorare la capacità organizzativa
- gestire le reali cause di perdita di tempo
- imparare a lavorare per priorità e obiettivi in contesti liquidi come lo smart working
Se sei curioso di saperne di più e vuoi conoscere il metodo innovativo che consente ai partecipanti di vivere in prima persona l’esperienza di apprendimento e mantenere e sviluppare nel tempo le competenze acquisite, prenota la tua demo personalizzata e gratuita!
