A tutti noi è capitato almeno una volta di arrivare a fine giornata e renderci conto che avevano risolto una serie di problemi urgenti, senza però avere fatto nulla di veramente importante. La sensazione di dovere rispettare una scadenza imminente spesso fa perdere di vista compiti e responsabilità potenzialmente più soddisfacenti, ma con deadline meno stringenti.
In epoca di multitasking come regola, nell'articolo che segue proviamo ad analizzare la differenza tra attività importanti e urgenti.
Multitasking: significato
La definizione di multitasking proposta dai dizionari descrive una modalità di esecuzione di diversi compiti contemporaneamente.
Ma fare diverse cose allo stesso tempo non è possibile, per cui quello che viene definito multi-tasking, tecnicamente è uno switch-tasking, perché il cervello sposta velocemente l’attenzione da un’attività all'altra.
Il fatto che i compiti più ricchi di significato non abbiano una vera e propria scadenza, rispetto alle urgenze che di importante hanno spesso poco, è un paradosso.
Scarica l'eBook gratuito e scopri tutti i consigli per una pianificazione efficace!
Quali sono le attività professionali e personali che consideriamo di valore?
- Dedicarsi al volontariato
- Passare del tempo con i propri familiari o amici
- Ottenere un riconoscimento dal settore, ad esempio intervenendo a una tavola rotonda
- Migliorare le competenze in ambito digitale o linguistico
- Prendersi cura della propria salute con un check-up medico annuale
- Creare una procedura aziendale per la gestione delle emergenze
Eppure, in modo del tutto naturale, tendiamo a volere depennare dalla nostra to-do list mentale quei punti dell’elenco che sono stati inseriti, magari da poche ore, nelle prime posizioni. Le attività che sarebbero da considerare prioritarie, incluse nell'elenco precedente, vengono messe da parte per dedicarsi a compiti meno importanti e più rapidi da concludere.
Alcuni esempi? Prenotare la sala conferenze per una riunione di team, rispondere a un’email, liberare la casella di posta indesiderata, e così via.
Per aiutarci nella definizione dei compiti effettivamente urgenti e importanti allo stesso tempo, la matrice di Eisenhower si rivela piuttosto utile e di immediata comprensione.
A seguire, alcuni suggerimenti per provare ad andare nella direzione dell’efficienza, senza richiedere particolari sforzi. Spesso, infatti, è la ricerca della perfezione nell'esecuzione dei task che causa un continuo procrastinare.
1. Pianificare le attività importanti prevedendo più tempo del necessario
Se è vero che la stessa pianificazione aumenta drasticamente le probabilità di portare a termine un compito, ci sono alcuni task che meritano un’attenzione speciale. Per questo, le attività particolarmente importanti, magari rinviate a lungo, hanno bisogno di una pianificazione dedicata. Bloccare tutta la giornata di lavoro, senza lasciare spazio a riunioni, videoconferenze, email urgenti e persino telefonate, può rivelarsi un’ottima strategia per bloccare le distrazioni esterne e interne, le più pericolose.
Se si tratta di un’attività nuova con cui non si ha dimestichezza, meglio prevedere più tempo di quanto si possa immaginare, perché servirà uno spazio di apprendimento. Nel caso in cui si tratti di un impegno personale, il consiglio è di prefissare in agenda qualche ora alla settimana, da liberare se non dovesse servire, in modo da non dovere riprogrammare altri appuntamenti all'ultimo minuto.
Le attività importanti possono, nella maggior parte di casi, essere suddivise in piccoli traguardi. Se a ogni completamento segue un momento di relax, come prevede la tecnica del pomodoro di cui abbiamo parlato qui, anche quelli che vengono percepiti come noiosi o complessi possono essere affrontati con maggiore entusiasmo.
2. Dedicare meno tempo alle attività non importanti
Questo suggerimento ha molto a che vedere con l’effettiva capacità di delega e la fiducia tra manager e membri del team. Un esempio di attività non importante, ad esempio, è la revisione di un report compilato da un collaboratore, un compito che può impegnare alcuni minuti, ma che spesso finisce per richiedere molto più tempo, perché lo si rifà da capo senza nemmeno rendersene conto.
Per evitare questa situazione, ci si può imporre il limite di 3 commenti oppure una scadenza temporale oltre la quale, se il documento è effettivamente da rivedere, si deve chiedere al collaboratore di correggerlo.
3. Dare un ordine di priorità anche alle attività urgenti
Come abbiamo visto nella matrice di Eisenhower, non tutti i compiti urgenti sono anche importanti, per cui dare loro un ordine di priorità può aiutare a ridurre il numero di urgenze sulla propria lista. Quando si è sommersi da attività ricorrenti, la priorità importante diventa quella di creare una procedura per svolgerle in modo efficace, magari delegandole fornendo le opportune istruzioni ai collaboratori una volta per tutte. La procedura può riguardare l’automazione di alcuni processi, decisamente attuale in epoca di digital transformation, ma anche la creazione di template per standardizzare la creazione dei report, ad esempio.
In questo modo, anche le urgenze non propriamente importanti possono essere delegate e gestite in modo estremamente veloce ed efficiente.
4. Considerare sempre il quadro più ampio
Quando si lavora in modalità multitasking, il potenziale pericolo si concretizza nel perdere di vista la prospettiva sul raggiungimento degli obiettivi di medio e lungo periodo. Ogni persona può avere una modalità diversa per osservare la situazione dall'esterno, c’è chi approfitta dei viaggi in treno o in aereo per disconnettersi e analizzarla, ma può essere utile anche organizzare delle riunioni trimestrali con i colleghi di altre sedi per aggiornarsi sui traguardi raggiunti e sulle attività da iniziare.
Nel mondo del lavoro, oggi, il numero di scadenze, responsabilità e decisioni può essere obiettivamente sfidante, per cui è facile perdere di vista le priorità e le differenze tra attività importanti e urgenti. Tuttavia, grazie a una maggiore consapevolezza e all'allenamento di nuove abitudini più efficaci, si può orientare il proprio lavoro (e quello dei collaboratori) all'efficienza.
InsideOut ha realizzato Focus, il prodotto formativo di nuova concezione studiato per:
- sviluppare la capacità di definire e raggiungere gli obiettivi
- vincere la reattività e migliorare la capacità organizzativa
- gestire le reali cause di perdita di tempo
- imparare a lavorare per priorità e obiettivi in contesti liquidi come lo smartworking
Se sei curioso di saperne di più e vuoi conoscere il metodo innovativo che consente ai partecipanti di vivere in prima persona l’esperienza di apprendimento e mantenere e sviluppare nel tempo le competenze acquisite, clicca qui sotto e prenota la tua demo personalizzata e gratuita!
