Anche se il digitale ci ha fornito una serie di strumenti e tecnologie che promettono una maggiore efficienza nella gestione del tempo, le nostre agende spesso sono un susseguirsi di impegni che richiederebbero giornate di 36 ore.
In questo articolo, vedremo come migliorare la pianificazione degli impegni quotidiani orientandola al raggiungimento degli obiettivi.
Cosa intendiamo con gestione del tempo?
Si tratta del processo di pianificazione e il controllo consapevole del tempo che dedichiamo alle singole attività, per ottenere una maggiore efficacia, migliorare l’efficienza e incrementare la produttività.
Il time management implica una serie di strumenti, tecniche e competenze che permettono di portare a termine i nostri compiti e raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissi.
Nell’elenco seguente, puoi trovare gli argomenti che affronteremo e cliccare quello di tuo interesse per passare subito al paragrafo dedicato.
Collegamenti rapidi:
- analizzare l’attuale gestione del tempo
- identificare le cause di distrazione o procrastinazione
- catalogare gli obiettivi
- migliorare la routine in smart working
- la “tecnica del pomodoro”
Analizzare la gestione del tempo attuale
Senza conoscere il modo in cui il tempo viene utilizzato (in modo più o meno efficiente) allo stato attuale, è piuttosto complicato migliorarne la gestione.
È necessaria prima di tutto una consapevolezza delle distrazioni, delle abitudini e dei comportamenti che portano a spostare il focus dalle attività importanti verso altre, magari più piacevoli e gratificanti, per migliorare la concentrazione.
In quest’ottica, può essere utile appuntarsi ogni attività intrapresa o portata a termine e il tempo che le è stato dedicato, usando software che aiutino la gestione del tempo e dei compiti senza dimenticare di assegnare le giuste priorità.
Nel video, si fa riferimento alla celebre matrice di Eisenhower che aiuta nella definizione delle attività suddividendole in urgenti, non urgenti, importanti e non importanti.
Di solito, un’attività che viene definita urgente richiede attenzione immediata. Tuttavia, non è così scontato che ogni attività importante sia anche urgente o che le urgenze siano allo stesso tempo anche essenziali per il successo dell’azienda.
Un consiglio efficace può essere la compilazione di due liste differenti, una con le urgenze, l’altra con gli obiettivi davvero importanti e capaci di aggiungere valore all'organizzazione.
Confrontando le liste, difficilmente le attività urgenti compariranno anche tra quelle importanti: per una gestione davvero efficace della giornata lavorativa sarebbe opportuno comprendere il valore dei compiti che ci vengono assegnati e concentrarsi sugli obiettivi davvero critici.
Quali sono le cause più frequenti di distrazione o procrastinazione?
È fondamentale, per acquisire consapevolezza rispetto alla propria gestione del tempo, comprendere i motivi che ci portano a passare ore a discutere in riunioni del tutto improduttive e iniziare a mettersi in gioco di persona per migliorare la situazione.
Per sviluppare nuove abitudini più efficaci, si può provare ad esempio a limitare l’accesso a internet o chiudere il programma di posta elettronica, in modo da restare concentrati sull'attività che si desidera portare a termine.
La gestione di diversi task contemporaneamente, oltre a non essere possibile, risulta anche estremamente dannosa, sia per la produttività che per il nostro cervello.
È molto meglio concentrare il focus su un’attività alla volta, svolgerla con soddisfazione, premiarsi con del tempo libero e passare alla successiva con un rinnovato entusiasmo.
La gestione del tempo non è altro che un tentativo di controllare e allocare la nostra personale scorta di energia.
Per questa ragione, in tempi di smartphone, modalità di lavoro agile e smart working, è così determinante allenarla.
Una delle principali cause di stress, infatti, è il timore di non avere tempo sufficiente per fare tutto ciò che pensiamo di dovere fare.
Tra gli strumenti più efficaci per gestire tempo e attività, troviamo la definizione degli obiettivi che, per essere efficace a sua volta, deve seguire regole precise.
Individuare, definire e condividere gli obiettivi è fondamentale per raggiungere i risultati desiderati. A cascata, gli obiettivi aziendali determinano quelli dei singoli gruppi di lavoro e infine quelli individuali di ciascun collaboratore.
Quando gli obiettivi sono comunicati in modo chiaro, messi per iscritto e includono una precisa scadenza temporale, viene facilitata anche la gestione delle attività, portando un ulteriore valore aggiunto all'organizzazione.
Come catalogare gli obiettivi?
Le attività che hanno una scadenza nell'immediato sono catalogabili tra gli obiettivi a breve termine, ma chiaramente ne esisteranno anche a medio e lungo periodo.
Oltre alle qualificazioni temporali, esistono altre categorie per definire gli obiettivi:
- essenziali – ovvero quelli che devono essere raggiunti per garantire il successo di un’azienda, ad esempio, il completamento di un progetto di acquisizione entro la scadenza e il budget previsto
- abilitanti – che creano le condizioni favorevoli per ottenere il massimo da ogni opportunità di business e raggiungere così, nel medio-lungo termine, un obiettivo essenziale
- utili – per ottenere quei piccoli miglioramenti che possono contribuire a rendere l’organizzazione più efficiente, ad esempio completare un’attività in modo più rapido
Come migliorare la routine quotidiana in smart working?
Il primo passo per creare un confine chiaro tra vita professionale e privata nei contesti di smart working è la definizione di orari di lavoro.
Creare una routine efficace è fondamentale per essere davvero produttivi nel lavoro da remoto.
Ecco alcuni elementi da includere nel calendario, per assicurarsi di avere tempo per le attività prioritarie e anche per le eventuali urgenze:
- impegni personali, per non perdere di vista il tempo che abbiamo (o non abbiamo) a disposizione e consolidare il work-life balance
- pause per il pranzo e coffee break, nei quali distrarsi guardando il telefono e le notifiche che in momenti di attività rischiano di minare la produttività
- orario di “fine lavoro”, per avere un’indicazione anche visiva delle disponibilità e ridurre le fonti di stress negativo
Focus: la “tecnica del pomodoro”
Sviluppata da Francesco Cirillo negli anni Novanta, questa tecnica di gestione del tempo deve il suo nome al timer a forma di pomodoro usata per programmare pause di 5 minuti dopo 25 minuti di attività (gli studi universitari nel caso specifico di Cirillo).
Se vuoi approfondire il metodo, ti consigliamo il nostro articolo dedicato!
Si tratta di una tecnica efficace perché limita la massima concentrazione in un periodo di tempo piuttosto breve – e sostenibile – spostando ogni tipo di distrazione nei cinque minuti di pausa. In questo modo, molti procrastinatori sono riusciti a gestire meglio il loro tempo e diventare più efficienti.
InsideOut ha realizzato Focus, il prodotto formativo di nuova concezione studiato per:
- sviluppare la capacità di definire e raggiungere gli obiettivi
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