A chi non è capitato di avere un progetto importante e di rimandarlo continuamente, senza una reale necessità? La motivazione di questo comportamento non è un’eccessiva pigrizia, non sempre almeno, ma va ricercata nelle emozioni che l’attività ci provoca, anche se sappiamo molto bene che la procrastinazione non porterà alcun risultato.
Come procedere? Ecco a seguire alcuni consigli per essere più efficaci nel time management.
Il legame fra time management ed emozioni
La Professoressa Sirois del Dipartimento di Psicologia presso l’Università di Sheffield affronta il tema del legame, forse inaspettato, tra l’efficacia nel time management e quella nella gestione delle emozioni, affermando come la procrastinazione sia essenzialmente irrazionale.
Perché, infatti, pur essendo consapevoli delle conseguenze negative di questo atteggiamento, dovremmo continuare a rimandare un’attività?
La spiegazione proposta da Sirois è che le persone si ritrovino in un vero e proprio circolo vizioso alimentato dalle emozioni negative che determinati progetti sono in grado di suscitare. Brevemente, per una sorta di incapacità di gestire queste sensazioni, si continua a procrastinare.
Soprattutto in situazioni stressanti, in cui ai collaboratori è richiesta la gestione di più attività contemporaneamente, la prima reazione alla consapevolezza di dovere affrontare emozioni negative è quella di rimandare le attività che ne sono la causa.
In uno studio del 2013, è emerso come la procrastinazione sia il primo rimedio al cattivo umore, nonostante sia risaputo che sono i progetti realizzati a fornire la maggiore soddisfazione nel lungo periodo.
Lo stato d’animo dei collaboratori ricopre un ruolo determinante per vincere la procrastinazione e ha quindi un forte impatto sulla loro produttività.
Per questa ragione, il clima aziendale dovrebbe essere disteso e sereno, allontanando le sensazioni di ansia, insicurezza e stress spesso implicite nei contesti multitasking. Quando ci si approccia con positività ai propri compiti, il valore aggiunto è notevole.
Tuttavia, non è sempre facile: ci sono attività noiose che si fatica ad affrontare con il giusto spirito, anche se programmate in modo ordinato nel proprio calendario.
Ciò che serve è una nuova e più efficace gestione delle emozioni.
La consapevolezza è il primo e fondamentale passaggio: identificare le emozioni negative che si provano di fronte a un’attività aiuta anche a superare il preconcetto che si tratti semplicemente di pigrizia.
Come si trova la giusta determinazione?
Anche se il compito da affrontare non è piacevole o gratificante, per svolgerlo con efficacia può essere sufficiente spostare il punto di vista. Dare un nuovo e più motivante obiettivo al task aiuta a iniziarlo senza attingere dalle riserve di forza di volontà che prima o poi si esauriscono.
Ad esempio, per trovare una maggiore motivazione si può svolgere l’attività in un modo diverso dal solito, in un luogo non abituale, ma anche provare a realizzarla in minor tempo.
Una delle tecniche di time management più efficaci è quella cosiddetta del pomodoro, messa a punto da Francesco Cirillo nei suoi anni universitari.
Alla base di questa metodologia, ci sono diversi studi che dimostrano come una pausa dal lavoro ogni 20-25 minuti aumenti la capacità di concentrazione e come il cervello umano vada alla ricerca di una ricompensa in modo naturale, dopo uno sforzo.
Il pomodoro richiama la forma della sveglia da cucina che Cirillo utilizzava per cronometrare i 25 minuti di impegno nello studio.
Anche le attività lavorative più complesse possono essere suddivise in blocchi, i “pomodori”, intervallati da brevi pause di 5 minuti che appaghino quel naturale desiderio di gratificazione inseguito dal cervello.
In questo modo, le distrazioni che possono derivare dalla fame, da una rapida occhiata al cellulare o alla posta elettronica, vengono limitate ai 5 minuti di pausa e non sono vissute con senso di colpa, allontanando ogni emozione negativa dallo svolgimento del compito.
Le organizzazioni aziendali oggi puntano molto sugli spazi di lavoro condivisi, gli open space e la possibilità di lavorare da remoto da casa, in modalità agile.
Mantenere la concentrazione può sembrare complesso, tuttavia non è l’isolamento l’unica soluzione per aumentare la produttività. Il vero punto di forza è rappresentato da una gestione efficace del tempo, con la pianificazione di momenti di attività e pause, così da prevenire le distrazioni che spesso sono più interne che vere e proprie interruzioni esterne.
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