Lo smart working consente ai collaboratori delle aziende che scelgono di attivarlo di svolgere le loro attività direttamente da casa o in mobilità grazie all'uso di dispositivi che li connettono all'ufficio. La flessibilità non riguarda più esclusivamente i manager o i commerciali che spesso si trovano fuori sede, ma coinvolge sempre più figure professionali, perché anche le attività amministrative e di routine possono essere serenamente gestite da remoto grazie alla tecnologia. In questi contesti, la gestione del tempo e la capacità di concentrazione ricoprono un ruolo più che mai centrale, per potere rispettare impegni, scadenze e mantenere (o possibilmente aumentare) la produttività.
Nelle prossime righe vi offriremo 6 suggerimenti per lavorare in modo efficace.
Cos'è lo smart working?
Lo smart working o lavoro agile è definito dalla Legge 81 del 2017 come una modalità esecutiva delle attività lavorative che non prevede vincoli di orario o di spazio.
Grazie a un’organizzazione del lavoro per obiettivi, i dipendenti in azienda sono supportati nel tentativo di migliorare il proprio work-life balance e attivano un circolo virtuoso che alimenta la performance.
Ecco un esempio raccontato nel video realizzato da Siemens Italia:
Nei prossimi passaggi, affronteremo diversi argomenti; puoi cliccare quello di tuo interesse per passare direttamente al paragrafo dedicato.
Collegamenti rapidi:
- benefici per le aziende
- benefici per i collaboratori
- come rimanere concentrati lavorando da remoto
- consigli pratici per la gestione del tempo
I benefici dello smart working per le aziende
I vantaggi che possono derivare dall'introduzione da parte delle imprese delle modalità di lavoro agile o smart riguardano principalmente l’incremento della produttività, anche grazie a una drastica riduzione dei livelli di assenteismo; inoltre, quando questi progetti sono introdotti in modo strutturato a tutti i livelli organizzativi si ottiene un notevole risparmio sui costi di gestione e manutenzione degli spazi.
Secondo le ricerche effettuate dall'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’aumento della produttività si può stimare in circa il 15%.
Se si considera che sono almeno 5 milioni le persone che potrebbero adottare la modalità di lavoro smart in Italia, che attualmente sono più di 300 mila, il potenziale effetto sull'economia nazionale è calcolabile nell'ordine dei 13,7 miliardi di euro.
I benefici dello smart working per i collaboratori
I benefici non riguardano esclusivamente le imprese: per i collaboratori si presenta una riduzione delle spese per gli spostamenti, oltre a un consistente risparmio di tempo (in media circa 60 minuti secondo l’Osservatorio).
Grazie al maggiore equilibrio work-life balance, inoltre, aumentano anche motivazione e soddisfazione per il proprio ruolo. Se moltiplichiamo il tempo risparmiato per un giorno di lavoro smart alla settimana, infatti, possiamo ottenere 40 ore di tempo guadagnato completamente libero da potere dedicare a ciò che si desidera.
Ultimi, ma non per questo meno rilevanti, i benefici per l’ambiente: meno spostamenti equivalgono a meno emissioni di CO2, a una riduzione del traffico, a una mobilità urbana più sostenibile.
Visti i numerosi aspetti positivi che derivano dall'introduzione del lavoro agile, nelle prossime righe vedremo a quali elementi prestare attenzione per mantenere il più possibile alta la concentrazione, svolgere le attività nei tempi previsti e in modo produttivo.
Come rimanere concentrati anche lavorando da remoto
Il lavoro da casa è solo uno degli esempi di smart working, forse uno dei più diffusi in virtù della facilità con la quale oggi è possibile svolgere qualsiasi attività professionale da remoto. Freelancer, collaboratori che vivono distanti dalla sede dell’azienda e sono quindi considerati distaccati, ma anche pendolari che per svariate ragioni non possono raggiungere l’ufficio o hanno impegni personali che li trattengono.
Oltre agli evidenti vantaggi di questa opportunità, tra cui la possibilità di svegliarsi più tardi rispetto al solito e non dovere affrontare traffico e ritardi dei mezzi pubblici, con conseguenze anche sui livelli di stress, occorre tenere presente alcuni tranelli che possono presentarsi a chi sceglie di lavorare da casa.
Come si supera la trappola della procrastinazione? Come si mantiene la concentrazione e si evitano comportamenti inefficaci? È davvero possibile una gestione del tempo efficiente?
6 consigli di gestione del tempo
Ecco alcuni consigli pratici per la gestione del tempo, utili a chi lavora sia da remoto sia in ufficio in un ambiente open-space.
1. Cellulare in modalità "non disturbare"
Il primo consiglio riguarda lo smartphone: a meno che abbiate in programma proprio una telefonata di lavoro, attivate la modalità “non disturbare” e allontanatelo dalla vista. Se vi trovate in un open-space o in un ufficio condiviso con altri professionisti, sedetevi vicino a qualcuno, ma restate concentrati e in silenzio.
2. Telefonate in movimento
Quando dovete fare una telefonata, approfittate per fare 2 passi: si tratta di uno dei pochi comportamenti multitasking davvero efficaci e che non hanno conseguenze sulla produttività. Può essere utile anche prendersi 20 minuti di pausa per qualche esercizio fisico, per fare yoga o meditare, per ripartire con il piede giusto e mettere in circolo energia positiva.
3. Definizione degli spazi di lavoro
È importante che il proprio spazio di lavoro favorisca la concentrazione, magari con l’aiuto di post-it per ricordarsi le attività importanti da portare a termine. Il semplice gesto di staccarli dalla bacheca al completamento del compito aiuta a provare soddisfazione per il lavoro svolto. Se lavorate da casa, evitate la camera da letto, ma preferite il soggiorno, la sala da pranzo o lo studio, se ne avete uno, per distinguere l’attività professionale dai momenti di rilassamento, come il sonno e la lettura.
4. Confini tra lavoro e famiglia
Definite dei confini, soprattutto se in casa (o in ufficio) non siete soli. Oltre a evitare che la confusione vi distragga, è bene che nelle videoconferenze - soprattutto se con potenziali clienti o partner esterni all'azienda - non compaiano bambini o coinquilini agitati.
5. Codice di abbigliamento
Rispettate un dress code anche in casa: il semplice fatto di vestirsi aiuta a comunicare al cervello che si tratta di una giornata lavorativa a tutti gli effetti, passando dalla modalità relax a quella produttiva. L’unica concessione alla comodità riguarda le calzature che possono essere comode.
6. Ritmo attività-pausa
Individuare il ritmo di lavoro è importantissimo, anche se uno dei principali benefici dello smart working è la maggiore flessibilità.
Nel video che vi proponiamo di seguito, viene illustrata la celebre tecnica del pomodoro, grazie alla quale si può essere più produttivi in soli 25 minuti. Grazie a un timer - che nell'idea del suo inventore (Francesco Cirillo) aveva la forma di un pomodoro - la gestione del tempo è resa più efficiente, perché ci si concentra per 25 minuti sulle attività, per poi concedersene 5 di pausa.
La tecnica è molto utile per il completamento delle attività particolarmente complesse che, se suddivise in blocchi di meno di mezz'ora, risultano più facilmente affrontabili.
Se scegliete di iniziare le attività molto presto e magari fare una pausa a metà mattina, per ricaricare le batterie, cercate comunque di monitorare il tempo per non minare la produttività.
Per lavorare da casa (ma anche in ufficio) rivedere la pianificazione delle attività, orientandola il più possibile all'efficienza, è indispensabile al raggiungimento degli obiettivi.
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