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Come coniugare pianificazione delle attività e lavoro "agile"

Pubblicato da: Salvatore Errante il 21.03.2019
Salvatore Errante
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pianificazione delle attività

Storicamente considerata uno dei pilastri del management efficace, la pianificazione delle attività è al centro di una vera e propria trasformazione, anche a causa dell’introduzione di nuove modalità di lavoro da remoto che spostano il focus sul raggiungimento degli obiettivi.

Ma come si coniugano lo smart working e il lavoro agile con l’organizzazione del tempo, comunque necessaria per garantire lo svolgimento dei propri compiti?

Scopriamolo in questo articolo.

Il passaggio da pianificazione delle attività strategica a lavoro agile

Da qualche tempo, la gestione delle risorse per obiettivi, nota come MBO ovvero Management By Objectives, si è evoluta in una pianificazione più strategica delle attività aziendali. Questa trasformazione vede una traduzione in numeri delle strategie corporate e della mission, con una serie di procedure che rendono il tutto più concreto nella realtà lavorativa quotidiana.

Alla base di questa modalità operative, tuttavia, c’è ancora la convinzione che il futuro dei mercati possa essere facilmente previsto. Sappiamo bene come, in un’epoca di trasformazioni continue come quella in cui viviamo, non solo sia complesso prevedere una pianificazione delle attività che vada oltre un trimestre, ma come questa struttura organizzativa rischi di frenare la competitività.

Di fronte a una competitività che si gioca sulla capacità di adattarsi agilmente ai cambiamenti organizzativi e alle innovazioni tecnologiche, il multitasking sembrerebbe essere l’unica modalità di lavoro efficace, ma così non è. Anzi, pianificare le attività in modo efficiente è ancora essenziale per tutte le aziende, a prescindere dalla loro struttura e dimensione.

 

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Guardati attorno, in questo momento accanto a te ci sono probabilmente dei colleghi che lavorano al tuo stesso progetto, condividono un open space e hanno a disposizione gli stessi strumenti di lavoro. Questo contesto richiede pianificazione, non c’è dubbio. Se a ciò si aggiunge l’opportunità di seguire alcune attività da remoto, che si tratti di un’altra sede operativa o della propria abitazione, nello stesso Paese o all'estero, allora la programmazione delle attività ricopre davvero un ruolo centrale.

Eppure, molti manager si sentono frustrati quando devono attenersi a piani imposti dal Corporate, sapendo oltretutto che le strategie cambieranno nel giro di pochi mesi. La velocità delle aziende nel reagire ai mutamenti di mercato è la vera leva per essere competitivi oggi, in una parola, le organizzazioni dovrebbero essere agili.

Come si coniuga l’apparente rigidità della pianificazione con il lavoro agile?

Per riorganizzare la struttura aziendale in ottica agile, è necessario costituire dei team di lavoro più piccoli, ma sempre ben collegati all'intero dipartimento. Uno dei pilastri su cui si fonda il successo di questa modalità organizzativa è l’assunzione di responsabilità da parte delle persone, unita alla capacità dei gruppi di colleghi di definire le priorità e l’allocazione delle risorse per gestirle.

pianificazione delle attività - matrice di eisenhowerNiente di più distante, dunque, dalla programmazione tradizionale delle attività, definita sul lungo termine e più centralizzata, che prevede la convocazione di una riunione annuale per comunicare a tutti i collaboratori gli impegni previsti per i mesi successivi. Al contrario, le strutture agili si pongono obiettivi settimanali per puntare a raggiungere quelli mensili e annuali definiti sempre a livello corporate.

Il punto d’incontro? La pianificazione agile

Ecco le caratteristiche della modalità agile di pianificazione delle attività:

  • Modelli organizzativi e strumenti di lavoro per affrontare con serenità i cambiamenti
  • Capacità di collaboratori e leader di gestire le trasformazioni aziendali e di mercato
  • Strategia basata più su analisi qualitative che solo su numeri
  • Disponibilità di risorse (sia umane che economiche) per cogliere le opportunità che possono emergere

Se l’approccio tradizionale alla pianificazione delle attività ha bisogno di essere aggiornato, quello agile rappresenta il metodo più facilmente adattabile a qualunque trasformazione.

Occorre però ripensare le strategie basate esclusivamente su dati numerici e creare un equilibrio tra dati e valutazioni qualitative. Inoltre, l’introduzione di nuovi meccanismi e abitudini più efficaci assicura che i gruppi di lavoro siano allineati nelle attività intraprese per raggiungere gli obiettivi di business.

 


 

Le organizzazioni aziendali vanno sempre più nella direzione della modalità agile, che comprende anche la condivisione degli spazi di lavoro, lo smart working e il co-working.

Per essere produttivi, è fondamentale imparare a gestire efficacemente il tempo e le interruzioni che spesso sono più distrazioni interne che esterne. 

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Argomenti: produttività aziendale, multitasking, smart working, gestione del tempo