Una gestione del tempo efficace, unita alla capacità di concentrarsi sono certamente due delle caratteristiche indispensabili per chi ha la possibilità di lavorare in modalità agile. Ma non è solo lo smart working a richiedere ai collaboratori di migliorare la concentrazione, anche l’ufficio, soprattutto se strutturato come open space, un ambiente aperto e sprovvisto di separazioni tra una postazione e l’altra.
La filosofia dell’open space
Il concetto di ufficio open space nasce per veicolare un messaggio democratico di uguaglianza e parità tra i diversi collaboratori in ufficio.
Non solo tra colleghi dello stesso dipartimento, spesso, infatti, anche i responsabili condividono l’ambiente aperto con il team oppure, come il protagonista della clip qui sotto, scelgono di eliminare ogni ostacolo, non chiudendo mai la loro porta.
I principali difetti dell’open space? Senza dubbio, la mancanza di privacy e il rumore di fondo.
Sebbene l’intento di questo stile di ufficio sia il miglioramento della collaborazione tra colleghi e della produttività, la quasi totale assenza di silenzio è spesso causa di distrazione.
Secondo la ricerca pubblicata in The Physical Environment of the Office: Contemporary and Emerging Issues nel 2011 da Wiley.com, gli ambienti di lavoro progettati come open space hanno un impatto negativo sulla curva dell’attenzione (la durata media della concentrazione), sulla memoria a breve termine, sulla produttività e sul pensiero creativo. Inoltre, incrementano i livelli di stress, diminuendo la soddisfazione rispetto al proprio ruolo in azienda.
La riservatezza dei collaboratori è compromessa dalle conversazioni altrui, ascoltate senza volerlo, proprio perché si tengono a pochi passi di distanza e creano un sottofondo piuttosto fastidioso. Nonostante ciò, la quasi totalità degli uffici è concepita con un ambiente open e sembra remota l’ipotesi di un ritorno agli uffici singoli.
Come migliorare la concentrazione?
Iniziamo dal primo elemento identificato come distraente nell'ambiente di lavoro, il rumore.
Provate a fare un esperimento: chiudendo gli occhi e mettendovi in ascolto dell’ambiente attorno a voi per 30 secondi, cosa sentite?
Facendo delle ipotesi, potreste sentire il ticchettio della tastiera del collega (o dei colleghi) seduti vicino, rumore di stoviglie provenire dall’area break, il soffio del condizionatore.
I rumori non mancano, vero? Ogni suono che sia continuo o momentaneo rischia di “entrare” letteralmente nei pensieri, nelle sensazioni e nelle azioni.
Una soluzione per contrastare i rumori? C’è chi usa le cuffiette con la musica per isolarsi e sostiene di avere ottimi risultati in termini di performance e benessere. In uno studio realizzato dall'azienda britannica Herman Miller che fornisce arredamento per uffici, è stato calcolato che la produttività può aumentare fino al 38%, lo stress ridotto del 27% e la soddisfazione rispetto al lavoro svolto subire addirittura un incremento del 174% quando si è in grado di coprire efficacemente il rumore di fondo.
Non solo con le cuffiette: ci sono aziende dove, infatti, vengono realizzate delle colonne sonore da ufficio diffuse attraverso piccoli altoparlanti che fanno parte dell’ambiente di lavoro, come l’illuminazione, e contribuiscono a migliorare la concentrazione dei collaboratori, anche in open space.
Oltre alle playlist studiate ad hoc per facilitare il focus, possono essere “suonati” anche i cosiddetti rumori bianchi (che inoltre rilassano) oppure posizionati in modo preciso dei materiali fonoassorbenti.
Quali sono i consigli per le persone che lavorano in open space
e desiderano migliorare la concentrazione?
Anche se siamo convinti che le distrazioni siano nella maggior parte causate dai colleghi che ci interrompono o dal suono delle notifiche del telefono, quando impariamo a gestire le interruzioni interne, i pensieri che divagano, il lavoro risulta decisamente più efficace.
Parliamo di proattività, la competenza fondamentale per prevedere le situazioni e affrontarle in modo che portino i migliori effetti, per noi, per i colleghi e, infine, per l’intera azienda.
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