Per lavorare sia in ufficio che da casa o in smart working, la gestione del tempo è una competenza fondamentale, da orientare il più possibile all'efficienza, per raggiungere gli obiettivi e incrementare le performance. Il tempo è considerato la risorsa più preziosa nell'epoca in cui viviamo e saperlo organizzare, lavorando meno ma con risultati di maggiore qualità, è indispensabile anche per stare meglio.
Nelle righe seguenti proveremo a offrirvi 3 consigli di time management che riguardano, nello specifico:
- La definizione delle priorità
- La pianificazione delle scadenze
- La riduzione delle distrazioni
Time management: una sfida impossibile?
Gli uffici delle aziende sono per la maggior parte strutturati come open space, lo smart working è una realtà consolidata supportata da normative recenti che lo regolano e il multitasking è una competenza ritenuta indispensabile, anche se dannosa come dimostrato da numerose ricerche scientifiche.
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Il primo obiettivo dei consigli di time management che seguono è risparmiare tempo per poterlo dedicare ad altre attività e impiegarlo in modo più produttivo. Iniziamo dal consiglio numero 1.
1. La definizione delle priorità
Il 34° Presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower ha affermato:
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Quante volte, invece, ci capita di vedere comparire un’attività non pianificata, magari tramite posta elettronica o sul programma di project management usato dal team e percepirla come urgente?
Innanzitutto, è fondamentale che vi sia la corretta comunicazione all'avvio di un progetto. Condividere gli obiettivi, definire le priorità e impostare le scadenze, tuttavia, può non bastare a migliorare la gestione del tempo.
Cos'altro serve?
È indispensabile inserire nel quadro la stima del tempo che riteniamo necessario per portare a termine quel compito. Senza questo elemento, le ore (o le giornate) di lavoro e l’energia da prevedere per svolgere una qualsiasi attività potrebbero essere sottovalutate oppure sopravvalutate.
Stimando il tempo necessario, si è in grado anche di individuare quei compiti che possono essere svolti insieme, avvicinando quelli simili tra loro o quelli che richiedono le medesime risorse.
Ad esempio, si può decidere di dedicare la prima 1 ora della giornata alla lettura delle email, per poi dedicarsi con la massima concentrazione ad attività più complesse.
2. La pianificazione delle scadenze
A valle dell’analisi dell’importanza, dell’urgenza e del tempo stimato per completare un’attività, prima di essere in grado di rispettare le scadenze, occorre impostarle.
Esattamente come gli obiettivi da raggiungere, anche le deadline devono essere realistiche ma allo stesso tempo sfidanti per potere mantenere alto il livello di concentrazione sul compito.
Altro elemento fondamentale è la condivisione delle scadenze, tra manager e collaboratori che compongono il team di lavoro.
Le urgenze dell’ultimo minuto possono verificarsi, ma non possono essere all'ordine del giorno in un’organizzazione efficiente.
La pianificazione delle attività e il time management servono proprio a potere prevedere anche degli slot per gestire eventuali imprevisti.
All’interno di questo consiglio, rientra anche la raccomandazione di imparare a delegare, distinguendo i compiti che il manager deve svolgere in prima persona da quelli che possono essere seguiti dai collaboratori, con o senza supervisione.
Inoltre, non accentrando ogni task su di sé, il leader dimostrerà la fiducia necessaria a instaurare un clima aziendale positivo e sereno, riducendo i livelli di stress.
3. La riduzione delle distrazioni
La prima causa che viene indicata, a volte come scusa, per non avere rispettato una scadenza, è la distrazione. Un collega è passato a sottoporci una questione urgente, abbiamo ricevuto un’email che ci ha portato a iniziare un nuovo compito, un cliente ha chiamato facendoci perdere minuti preziosi.
In realtà, per raggiungere l’efficienza, anche la gestione delle distrazioni dovrebbe essere allenata.
Come? Quando impariamo a pianificare la giornata in blocchi, non solo si ha a disposizione del margine di tempo per la gestione degli imprevisti e delle urgenze, ma si riesce a mantenere al massimo la produttività quando si è in focus.
Nel caso di un’interruzione da parte di un collega, ad esempio, occorre trovare una formula per rimandare il colloquio al termine dell’attività in corso, rispondendo con educazione per non compromettere la relazione con gli altri componenti dell’organizzazione.
Un altro vantaggio della pianificazione in blocchi? La possibilità di fare delle pause e gratificarsi per il lavoro svolto. Concedersi dei break non equivale a essere pigri, tutt'altro! Ricaricare le pile è indispensabile a ritrovare la concentrazione e ripartire con il piede giusto.
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