Lo smart working si sta diffondendo in sempre più aziende, anche in virtù della recente normativa che regola e prova a incentivare questa nuova modalità di lavoro agile. Per lavorare da casa, ci deve essere un rapporto di fiducia tra manager e collaboratori che non preveda un costante controllo delle attività. Ovviamente le persone devono potere contare sul supporto di dispositivi a garanzia di connettività e reperibilità. Sono proprio questi strumenti, nella maggior parte dei casi, a generare frequenti distrazioni: notifiche sullo smartphone, nuove email o telefonate, ma anche chat dei social network.
In questo articolo vogliamo offrire alcuni suggerimenti per lavorare concentrati ed evitare la trappola della procrastinazione.
Smart working in Italia: i numeri
È la casa, tipicamente, il luogo prescelto per il lavoro da remoto che ormai non è più una prerogativa esclusiva di liberi professionisti o freelance, ma è entrato a fare parte delle abitudini di sempre più persone in Italia.
I numeri forniti dall'Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano parlano chiaro: se nel 2014 le grandi aziende che hanno avviato progetti di lavoro agile erano l’8%, sono salite al 17% nel 2015, con una tendenza in aumento del 14% anche nel 2017. Si tratta, di fatto, di quasi la metà delle grandi imprese che ha già adottato (o sta andando in tale direzione) questo nuovo approccio al lavoro, introducendo strumenti digitali innovativi, procedure organizzative aggiornate, una diversa organizzazione degli spazi fisici degli uffici e, soprattutto, comportamenti manageriali e stili di leadership coerenti.
Come si rimane concentrati
mentre si lavora da remoto?
Quelle che vengono più frequentemente indicate come cause distrazione, ad esempio il telefono che squilla, l’arrivo di un’email o di una notifica, sono in realtà interruzioni interne: ci distraiamo perché cerchiamo una gratificazione istantanea e perché, allo stesso tempo, temiamo di non finire il lavoro.
Il principio della gratificazione istantanea è alla base della tendenza a procrastinare secondo Tim Urban, creatore del sito waitbutwhy.com, che potete ascoltare nel suo intervento alla conferenza TED del 2016 nel video qui sotto.
Urban non è l’unico a usare il concetto di “mente da scimmia”: lo studio psicologico di Timothy A. Pychyl definisce così la tendenza dei nostri pensieri a sfrecciare da un posto all’altro impedendoci di concentrarci.
Invece di rimanere concentrati sui loro obiettivi a lungo termine, i procrastinatori sono tentati di cedere alle gratificazioni immediate che innescano una forma di sollievo istantaneo, definita dagli psicologi piacere edonico. Gli obiettivi importanti, sebbene siano più difficili, a lungo andare portano una sensazione di benessere e soddisfazione più durevole, chiamata piacere eudemonico.
Lasciamo da parte la psicologia, perché anche Eisenhower, presidente USA famoso per la sua produttività, era convinto che le persone dovessero usare il proprio tempo facendo le cose che consideravano davvero importanti, quelle che si trovano nel quadrante 1 e 2 della sua matrice.
Purtroppo, la maggior parte dei procrastinatori trascorre poco tempo in questi quadranti, rimanendo per lo più nel 3° e 4°, facendo cose che potrebbero anche essere urgenti, ma non sono importanti e poi saltano nel quadrante 1 quando il mostro del panico prende il sopravvento.
Questa abitudine è deleteria perché è nel quadrante 2 che si ha davvero l’opportunità di allargare i propri orizzonti, esplorare il potenziale e raggiungere risultati con soddisfazione.
Cosa fare per evitare che
l'attività sia percepita come urgente?
La definizione di priorità e scadenze, da sola, non basta: serve una stima del tempo necessario per svolgere il compito. Senza questo elemento, infatti, si rischia una valutazione sbagliata del tempo e dell’impegno richiesti, generando un circolo vizioso che parte dalla dilatazione degli orari e produce stanchezza, bassa produttività e senso di colpa.
Come si supera la tendenza a procrastinare?
Anziché ignorare le emozioni che guidano le nostre azioni e decisioni, questa consapevolezza andrebbe sfruttata. In che modo?
Innanzitutto, trasformando i compiti da svolgere in obiettivi motivanti per noi stessi, puntando l’attenzione sui benefici personali ne potremo ricavare, dando un’importanza nuova all’attività.
Il secondo suggerimento è quello di sfruttare il cosiddetto principio di minimizzazione del cambiamento ovvero la suddivisione dell’attività in piccoli passaggi, con il primo che deve risultare il più breve e semplice possibile, in modo da iniziare a svolgere qualunque compito senza avere la sensazione di affrontare un’attività più grande di noi, con ansia e stress come dirette conseguenze.
Nell'epoca attuale in cui tutti siamo abituati al multitasking e all'iperconnettività, sia quando lavoriamo da casa che mentre siamo in ufficio, è necessario rivedere la pianificazione delle attività, orientandola il più possibile all'efficienza.
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