La comunicazione efficace è una competenza che va oltre un semplice scambio di informazioni, poiché comprende anche le emozioni e le intenzioni che motivano la nostra necessità di trasmettere un messaggio.
Non si tratta però di una capacità innata o istintiva; senza un adeguato allenamento, infatti, corriamo il rischio di essere fraintesi, generando frustrazione in noi stessi e conflitti con i nostri interlocutori.
Nell’articolo di oggi, analizziamo in particolare 4 competenze specifiche con relative best practice per svilupparle e migliorare l’efficacia della nostra comunicazione.
Le quattro competenze che sostengono la comunicazione efficace
Quelle che stiamo per proporre sono alcune buone pratiche che ci possono aiutare a essere comunicatori più efficaci, suddivise per capacità specifiche. La prima riguarda l’ascolto.
#1 Il coinvolgimento nell’ascolto
Sebbene nelle nostre interazioni con le altre persone siamo spesso concentrati su ciò che desideriamo esprimere in prima persona, la comunicazione efficace dovrebbe essere basata molto più sull’ascolto, pratica che consente di comprendere meglio ciò che ci viene detto e le emozioni dell’interlocutore.
Come allenare la capacità di ascolto?
Il primo consiglio ha a che vedere con l’anatomia e, nello specifico, con l’area del nostro cervello (la sinistra) che si occupa di processare le emozioni e la comprensione delle parole. Poiché il lato sinistro del cervello è connesso alla parte destra del corpo, orientare l’orecchio destro verso l’interlocutore può aiutarci nel favorire l’ascolto.
Le frequenze del tono di voce forniscono indizi utili sullo stato d’animo di chi parla; per facilitarne la comprensione, l’ascolto di musica classica è un ottimo allenamento.
Essere coinvolti nell’ascolto significa eliminare ogni forma di possibile distrazione, ad esempio disattivando le notifiche del telefono e osservando l’interlocutore, provando persino a ripetere nella mente le sue parole.
È opportuno trattenerci dall’istinto di interrompere chi parla, soprattutto se l’obiettivo è spostare il focus su noi stessi. Ascoltare non significa attendere il nostro turno per prendere la parola, anche perché non possiamo essere davvero concentrati sull’altra persona mentre stiamo pensando a come ribattere.
Per dimostrare il nostro interesse, una volta terminata l’esposizione, possiamo provare a fare delle domande, parafrasando le parole dell’interlocutore per verificare di avere davvero compreso le sue intenzioni.
#2 Il linguaggio non verbale
Abbiamo già citato il tono di voce, ma esistono molti segnali di comunicazione non verbale che ci dicono molto più delle parole riguardo alle emozioni dei nostri interlocutori. Parliamo delle espressioni del volto, della tensione muscolare, del respiro, dei movimenti del corpo, della gestualità e dello sguardo.
La comunicazione efficace è supportata da alcuni gesti, ad esempio la postura eretta, le braccia non incrociate, lo sguardo occhi negli occhi.
Come allenare la capacità di interpretare la comunicazione non verbale?
Innanzitutto, è fondamentale essere consapevoli del contesto: se stiamo interagendo con persone straniere o ci troviamo all’estero, è soprattutto quello culturale che va rispettato.
La comunicazione non verbale andrebbe interpretata in toto, osservando l’altra persona senza fissarci su un dettaglio particolare che potrebbe indurre un’interpretazione errata.
#3 L’assertività
Da non confondere con l’aggressività, l’assertività ci supporta nella comunicazione efficace, perché coniuga la necessità di esprimere in modo onesto e trasparente dubbi, emozioni e criticità con il rispetto dell’altra persona.
Come allenare l’assertività?
Innanzitutto, attraverso l’empatia, che ci aiuta a riconoscere le emozioni provate dall’interlocutore e ad assumere il suo punto di vista, per trovare il modo più efficace di comunicare ciò che desideriamo.
Un esempio di frase assertiva potrebbe essere: “So che sei molto impegnato, ma ho bisogno che trovi del tempo per ascoltarmi”.
E se il primo tentativo non ha successo?
Possiamo provare a dichiarare le possibili conseguenze, come l’escalation del problema al management o l’insoddisfazione del cliente, per citare delle comuni situazioni di business.
In questo articolo puoi trovare ulteriori esercizi di assertività.
#4 Attenzione ai livelli di stress
Se, nel corso di una discussione, il nostro livello di stress si alza in modo eccessivo, corriamo il rischio di pronunciare parole delle quali ci pentiamo immediatamente.
In momenti dall’alto carico emotivo, come un colloquio di lavoro, un incontro di vendita o una presentazione al Consiglio di Amministrazione, la comunicazione efficace dipende molto dalla nostra capacità di gestire lo stress.
Come allenare la capacità di gestire le emozioni?
Per stare calmi e riuscire a comunicare in modo efficace, anche quando ci troviamo sotto pressione, è utile prenderci del tempo per riflettere, magari chiedendo un chiarimento prima di rispondere alla domanda che ci è stata posta e ci sta stressando. Non dovremmo temere di apparire nel pallone, anzi, quando restiamo in silenzio per alcuni secondi, diamo piuttosto l’impressione di non volere dare risposte affrettate.
Soprattutto quando vogliamo esprimere un concetto importante, aiutiamoci con una dizione chiara e un linguaggio del corpo rilassato.
La consapevolezza delle nostre emozioni – anche negative - è il passaggio fondamentale per una gestione efficace. Se vuoi saperne di più, ti consigliamo di leggere questa pagina dedicata allo stress.
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