Efficienza ed efficacia aziendale sono due espressioni molto frequenti in ambito manageriale e commerciale, anche se spesso non vengono utilizzate con il loro effettivo significato. Per evitare fraintendimenti e comprenderne appieno tutte le implicazioni, in questo articolo analizzeremo le differenze tra efficienza ed efficacia e ti proporremo alcuni esempi pratici.
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Cosa significano efficienza ed efficacia?
L’aggettivo efficace si addice a chi è in grado di raggiungere un obiettivo; l’aggettivo efficiente riguarda la capacità di raggiungere tale risultato con il minor dispendio di risorse (ad esempio il tempo).
Nel contesto professionale, la differenza tra i due concetti assume un’importanza fondamentale.
Prendiamo a riferimento il caso di un responsabile commerciale: la sua efficienza nella gestione di diversi clienti è determinante, perché rappresenta una maggiore opportunità di guadagno per l’azienda.
In breve, essere efficaci significa svolgere i giusti compiti, mentre essere efficienti significa svolgere i propri compiti nel modo giusto.
Combinando i due concetti, possiamo trovare:
- un comportamento inefficiente e non efficace quando si perseguono obiettivi errati, si impiegano troppe risorse e non si produce a sufficienza
- un comportamento inefficiente ma efficace quando si perseguono i giusti obiettivi, ma vengono impiegate troppe risorse per raggiungerli
- un comportamento efficiente ma non efficace quando si perseguono obiettivi errati e non si produce a sufficienza, ma vengono impiegate poche risorse
- un comportamento efficiente ed efficace quando si perseguono i giusti obiettivi e i risultati vengono raggiunti con un impiego efficiente delle risorse, ottenendo un ROI elevato
Le aziende sono alla continua ricerca di strategie e metodi per aumentare e migliorare l’efficienza, sia a livello operativo, sia nei processi di vendita.
Soprattutto quando le risorse sono limitate, infatti, l’obiettivo è massimizzarle e farle performare il più possibile, con il minor impiego di investimenti, tecnologie, tempo e persone.
Tuttavia, questo inseguimento dell’efficienza rischia di fare perdere di vista il valore dell’efficacia aziendale e l’opportunità di analizzare il quadro più generale. Spesso infatti nelle aziende gli obiettivi vengono definiti nel modo corretto, ma le strategie messe in pratica per raggiungerli non sono efficienti. Oppure, capita che tutti i collaboratori lavorino con il massimo impegno, concentrati nella stessa direzione, ma che sia proprio la direzione (e l’obiettivo) a non essere efficace.
L’ideale, dunque, sarebbe l'attuazione di quel comportamento efficiente ed efficace che prevede il perseguimento dei giusti obiettivi, con un impiego efficiente di risorse, sfruttando ad esempio le innovazioni messe a disposizione dalla tecnologia, per ottimizzare i tempi e migliorare la collaborazione tra colleghi e dipartimenti.
Un esempio di efficienza ed efficacia aziendale nel team commerciale
Un esempio pratico, per comprendere ancora meglio le differenze tra efficienza ed efficacia aziendale, è l’analisi delle attività commerciali.
Ogni team (e ogni venditore) ha tipicamente degli obiettivi giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali e annuali. Il raggiungimento di tali numeri può indicare l’efficacia del collaboratore rispetto al proprio ruolo. Cosa accade se l'obiettivo di 70 chiamate al giorno, ad esempio, viene centrato e persino superato, ma da quelle telefonate non si concretizza nemmeno un’opportunità di vendita e quindi nessun nuovo contratto?
Qui entra in gioco l’analisi dell’efficienza delle attività commerciali che, per un Sales Manager, può significare avere a disposizione una reportistica aggiornata di quanti lead si convertano in opportunità e quante opportunità in clienti effettivi. In questo modo, si può avere un’indicazione non solo dell’efficacia, ma anche dell’efficienza delle performance di vendita.
Per un’organizzazione, è più importante raggiungere
l’efficacia o l’efficienza?
Possiamo dire che l’obiettivo da raggiungere sia il giusto equilibrio tra efficienza ed efficacia aziendale. Per ottenerlo, è necessario introdurre il concetto di empowerment organizzativo: il processo attraverso cui il potenziale personale e professionale del collaboratore viene liberato, per raggiungere gli obiettivi individuali e aziendali e ricavarne la massima soddisfazione.
Per creare e diffondere una cultura organizzativa che sia empowered e allo stesso tempo empowering, dovrebbe essere valorizzato il contributo di ciascun collaboratore, affidandogli maggiori responsabilità e autonomia nella realizzazione dei progetti, ma anche libertà nel prendere iniziative. Dal punto di vista del manager, ciò presuppone l’uso dello strumento di delega, il riconoscimento delle performance e la programmazione di incontri di feedback regolari e frequenti.
Questo tipo di cultura aziendale promuove, inoltre, la collaborazione tra colleghi dello stesso team e tra i diversi dipartimenti ed è solitamente rafforzata dalla presenza di percorsi formativi continui.
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