Un progetto di cambiamento in azienda implica una serie di attività precise e richiede competenze soft, fondamentali per una gestione efficace e per guidare le persone attraverso le diverse fasi.
Nel seguente articolo, proveremo a fornirti una panoramica degli strumenti essenziali al processo di change management.
Cosa intendiamo con cambiamento in azienda?
A livello delle organizzazioni aziendali, il cambiamento può riguardare elementi caratteristici, come la cultura, le tecnologie che supportano i processi operativi, le procedure interne o la strategia.
Nelle prossime righe, affronteremo diversi aspetti legati al cambiamento, puoi cliccare quello di tuo interesse se vuoi passare subito al paragrafo dedicato.
Collegamenti rapidi
- Cosa intendiamo con change management
- Le reazioni a una situazione di cambiamento
- Le competenze chiave per il cambiamento
- Focus: la modalità di lavoro agile
- L’approccio efficace al cambiamento organizzativo
- Un’analisi dei processi
Cosa intendiamo con change management?
Si tratta della gestione del cambiamento, cioè del metodo con il quale si affrontano le trasformazioni e si definiscono le strategie per guidare le persone nelle diverse fasi di comunicazione, preparazione, attuazione e follow-up.
Prima di introdurre gli strumenti essenziali al change management, è bene sottolineare come il focus del progetto, perché sia davvero efficace, debba rimanere sulle persone coinvolte nella trasformazione.
Il concetto di coinvolgimento non è usato a caso, perché solo quando i collaboratori sono motivati possono esprimere il loro massimo potenziale e attuare il cambiamento in azienda, che si tratti di una nuova struttura organizzativa, di processi digitalizzati o della modalità di lavoro agile, con l’attivazione dello smart working.
Alle emozioni vissute dalle persone alle prese con le trasformazioni è dedicato il prossimo paragrafo.
Le reazioni a una situazione di cambiamento
Nel corso di un evento webinar - se vuoi approfondire i temi affrontati, ti consigliamo di leggere anche questo articolo - abbiamo visto come si possano individuare quattro fasi che si susseguono, come reazione a una situazione che richiede un cambiamento.
Iniziamo con una negazione della reale necessità della trasformazione, dei possibili vantaggi o delle nostre stesse reazioni.
Passiamo poi a una resistenza esplicita, caratterizzata dal porci spesso domande sul perché questa situazione si sia verificata proprio in quel determinato momento, perché a noi e non a qualcun altro. Un esempio evidente lo possiamo trovare nei commenti più frequenti all’emergenza Covid-19 dove si individuava nell’anno 2020 il colpevole.
A questo punto, entriamo in una fase di accettazione e iniziamo a esplorare i vantaggi della nuova situazione a cui ci stiamo abituando.
L’ultima fase, quella di impegno, ci vede coinvolti in modo attivo nel cambiamento che non solo viviamo con maggiore entusiasmo, ma condividiamo con i colleghi provando a diffondere fiducia.
Ora, analizziamo le competenze necessarie alla gestione efficace dei cambiamenti.
Le competenze chiave per il cambiamento in azienda
Il change management può essere definito come una competenza: si tratta della capacità di un leader di guidare in modo efficace le persone attraverso il processo di trasformazione.
Tuttavia, questa abilità è a sua volta composta da diverse caratteristiche che possono essere sviluppate e allenate, se già acquisite.
Per questa ragione, la gestione del cambiamento rientra in sempre più job description dei ruoli manageriali.
A tal proposito, è importante sottolineare come le aziende che scelgono di orientare la loro stessa cultura al cambiamento siano in aumento - per essere pronti a ogni contesto di mercato - rispetto a quelle che attivano un progetto limitato nel tempo, al termine del quale si valutano i risultati (l’attuazione della nuova strategia, l’integrazione di sistemi e strumenti digitali, l’ottimizzazione dei costi).
A seconda dei ruoli e delle responsabilità, la competenza si concretizza in comportamenti leggermente diversi tra loro.
Un senior manager potrà condividere l’apertura al cambiamento agendo da sponsor, con una visione supportata dai dati. I leader di gruppi di lavoro più piccoli aiuteranno le loro persone nel quotidiano, attuando il coaching e accompagnandoli nel percorso di trasformazione.
C’è molto più della capacità di comunicare, nella gestione efficace del cambiamento: il leader deve sapere creare le condizioni in cui ogni collaboratore si senta libero di esprimere le proprie sensazioni e i propri dubbi, con fiducia e superando la naturale resistenza.
In quest’ottica, può essere prezioso il supporto di una società di training specializzata nello sviluppo di competenze soft, come la flessibilità e la disponibilità all’apprendimento continuo.
Focus: la modalità di lavoro agile
Il Chartered Institute of Personnel and Development ha definito il lavoro agile come
“un approccio all’organizzazione del lavoro finalizzato a guidare una migliore efficacia ed efficienza nel raggiungimento degli obiettivi attraverso la combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, puntando sull’ottimizzazione degli strumenti e delle tecnologie e garantendo ambienti di lavoro funzionali."
Oggi, il concetto è spesso anche confuso con quello di smart working (al quale è connesso) e di telelavoro.
Per fare chiarezza: lo smart working è un’evoluzione del telelavoro che nelle sue intenzioni vorrebbe eliminare i vincoli di luogo e orario di lavoro, conferendo ai collaboratori maggiore autonomia organizzativa e responsabilità rispetto ai risultati.
La fiducia e la flessibilità sono elementi chiave del successo sia della modalità agile, sia dei processi di cambiamento! Si tratta infatti di trasformazioni il cui focus dovrebbe rimanere sulle persone.
Perché è importante non trascurare
l’aspetto emotivo delle trasformazioni?
Le conseguenze dei progetti di cambiamento organizzativo imposti top-down - e non promossi con comunicazioni a tutti i livelli e l’esempio quotidiano nei comportamenti dei leader - possono rivelarsi piuttosto gravi.
I momenti di bassa performance, naturali e limitati nel tempo alle iniziali fasi di reazione alle situazioni di cambiamento, si possono dilatare ed estendere a un più ampio raggio.
I line manager non percepiscono il supporto e la motivazione necessari a promuovere a loro volta il cambiamento nel gruppo di lavoro.
Le riunioni di aggiornamento sono sempre meno frequentate e il clima aziendale ne soffre, in termini di morale e divisioni interne tra il vecchio e il nuovo, identificato come una sorta di nemico da evitare.
Aumentano i livelli di stress, affaticamento e confusione rispetto alla mission e alle attività quotidiane.
Si può presentare il rischio concreto di perdere i migliori talenti e non essere in grado di attrarne di nuovi.
L’immagine dell’azienda può perdere efficacia anche agli occhi di partner e clienti storici che non trovano negli interlocutori le consuete sicurezza e serenità nel fornire risposte.
Infine, i progetti potrebbero non terminare nelle scadenze previste, non rispettare il budget e persino non arrivare a una conclusione.
Tutti gli effetti indesiderati descritti possono però essere evitati in modo agile, orientando il cambiamento all’inclusione, all’efficacia delle comunicazioni, alla trasparenza e all’engagement.
L’approccio efficace al cambiamento organizzativo
I cambiamenti nelle aziende si realizzano una persona alla volta.
Sebbene sia facile cadere nella trappola e considerare la trasformazione solo dal punto di vista dell’azienda, è necessario avere chiaro come, senza la disponibilità di ciascun collaboratore a svolgere il proprio lavoro in un modo diverso, non si possano ottenere i risultati attesi.
Le aziende non cambiano. Sono le persone al loro interno a farlo ed è dal modo in cui ogni individuo affronta e supera la paura, accettando e accogliendo le opportunità messe a disposizione della trasformazione che si genera un valore.
Nel video che ti proponiamo, l’HR Director di Würth Italia Lucia Simonato sottolinea il ruolo chiave delle persone nel successo dei progetti di cambiamento e di come il dipartimento HR ricopra di conseguenza un ruolo strategico nel supporto.
Nell’intervista, viene menzionato anche il concetto di empowerment che annovera tra i suoi benefici anche una maggiore apertura al cambiamento.
Vuoi saperne di più? Leggi il nostro articolo dedicato!
Un’analisi dei processi di change management
Come abbiamo visto, il change management comprende una serie di competenze, ma anche di processi.
Le tre aree principali riguardano la preparazione, la gestione e il consolidamento.
La fase di preparazione del progetto prevede una valutazione delle esigenze personali, per poi definire una strategia che ne tenga conto. Il piano avrà l’obiettivo di ragionare sulle possibili reazioni e analizzare i dettagli, ma potrà essere modificato in base all’emergere di nuovi bisogni o alle situazioni non previste.
Ad esempio, nel caso di una trasformazione organizzativa orientata alla modalità agile, sarebbe un controsenso mantenere schemi fissi e non flessibili!
In aggiunta, la disponibilità del management ad ascoltare e incontrare le singole esigenze si rivela una leva importante per il coinvolgimento e rafforza la convinzione di essere valorizzati nell’organizzazione.
La gestione vera e propria consiste nell’avvio del progetto, a partire dalla comunicazione a tutti i livelli. Come abbiamo visto in precedenza, è necessario un approccio individuale che aiuti a comprendere le possibili emozioni, per sapere come affrontarle.
Le persone hanno bisogno di conoscere i motivi per cui è necessario attivare un cambiamento in azienda e da questa consapevolezza nasce poi il desiderio di fare parte della trasformazione e supportarla.
Dopo le ragioni, devono essere condivise le modalità del progetto: come verrà realizzato? Quali competenze serviranno a realizzarlo? E quali sono i nuovi comportamenti e le abitudini desiderate?
Sebbene l’idea di cultura orientata al cambiamento continuo non preveda una vera e propria conclusione, l’ultima fase del progetto prevede il consolidamento delle novità introdotte, con un assessment che può generare spunti di miglioramento e rafforzare gli effetti dell’avvenuta trasformazione.
Tra le leve che possono determinare il successo di un progetto di cambiamento, la capacità di coinvolgere le persone a tutti i livelli è una delle più importanti. L’approccio top-down, con un unico leader che indica la direzione da prendere, rischia di non essere più efficace nelle organizzazioni di oggi.
InsideOut ha sviluppato Enjoy, il percorso formativo studiato per allenare le persone a:
- vivere con successo il cambiamento
- raggiungere i propri obiettivi
- gestire le pressioni quotidiane
- essere aperti alle sfide professionali senza pregiudizi e barriere
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