Nonostante il termine sia estremamente ricorrente, nelle job description e non solo, il multitasking è una capacità forse fin troppo sopravvalutata.
Innanzitutto, più che multi-tasking siamo di fronte a un fenomeno di switch-tasking, perché non siamo in grado di gestire davvero contemporaneamente più attività, bensì saltiamo continuamente da un compito all'altro. Inoltre, l’efficienza in realtà non è data dal multi, ma dal mono-tasking e nell'articolo che segue ti spieghiamo il perché.
Perché il multitasking ci rende inefficienti?
Anche se siamo abituati a considerare il multitasking come una competenza utile e positiva, in fondo tutti inviamo messaggi mentre camminiamo, mandiamo email nel corso delle riunioni, parliamo mentre cuciniamo e così via, le ricerche dimostrano che oltre a non essere affatto efficiente, la gestione più o meno contemporanea di più attività può anche fare male alla salute.
Analizziamo nel dettaglio i motivi per cui andrebbe ripreso in considerazione il mono-tasking.
Secondo le ricerche dello psicologo Guy Winch, il passaggio continuo da un compito all’altro è uno spreco di produttività perché il cervello richiede un dispendio di energia per spostare l’attenzione da un’attività a un’altra e questa energia non è infinita.
Inoltre, non vi è mai un vero e proprio focus perché si è distratti ed è difficile mantenere la concentrazione lavorando in questo modo.
Al contrario di quanto si possa pensare, il multitasking non aiuta a risparmiare tempo.
I ricercatori della University of Utah, nel 2008, hanno dimostrato come anche un comportamento apparentemente automatico, come la guida, in realtà subisca un rallentamento se contemporaneamente il pilota chiacchiera al telefono.
Lo studio giunge alla conclusione che ogni attività richieda una specifica mentalità, per cui è conveniente occuparsi di compiti simili in una volta (come rispondere alle email, emettere fatture o fare ricerche online), anziché tenere aperti diversi programmi e passare velocemente dall'uno all'altro.
Come fare? Si tratta di un’abitudine da allenare, sicuramente più salutare rispetto al multitasking.
Oltre a causare un calo nella produttività fino al 40%, infatti, il continuo “saltare” tra diverse attività rischia di compromettere la qualità del lavoro, con una maggiore probabilità di commettere errori.
Anche la salute è una potenziale vittima di questa abitudine.
I livelli di stress sono stati misurati attraverso il monitoraggio del battito cardiaco e sono risultati decisamente più preoccupanti nelle persone che ricevono molte notifiche all'arrivo delle email, come se si trovassero in un perenne stato di allerta. Chi controlla meno l’arrivo della posta, invece, oltre a concentrarsi su un compito per volta, è decisamente meno stressato.
Non è tanto il passaggio fisico tra attività che causa stress, ma le conseguenze delle basse performance e della scarsa qualità dei lavori svolti che innescano una sensazione di inadeguatezza, poca stima di sé e depressione.
La distrazione durante i pasti, se si lavora anche in pausa pranzo, ad esempio, può portare a mangiare più del necessario, perché non si lascia il giusto modo al cervello per processare l’attività del cibarsi, non si ha la sensazione di sazietà e si è tentati dal ricominciare dopo poco, proprio perché non si ha ricordo di quanto già si è consumato.
Fare attenzione a ogni boccone e masticare con calma, senza farsi distrarre dalla tv o dal computer, anche quando si mangia da soli, sono consigli sempre validi.
Un altro danno irreparabile causato dal multitasking è quello sulla capacità di memoria.
Uno studio del 2011 ha evidenziato come non sia solamente l’attenzione ai dettagli a venire meno quando si lavora su due task contemporaneamente, ma anche la memoria a breve termine. Con il tempo, anche il cervello invecchia e fa davvero fatica a recuperare il focus quando non è dedicato a una sola attività per volta.
Cosa fare per essere più organizzati ed efficienti?
Gli psichiatri e gli esperti che hanno studiato i livelli di produttività anche nelle aziende consigliano di seguire il metodo OHIO, che non indica lo Stato americano, bensì l’acronimo “Only Handle It Once”.
Chiunque voglia essere più organizzato ed efficiente, quindi, dovrebbe gestire un compito per volta e soprattutto concentrarsi fino a che non è terminato.
Esattamente l’opposto di quello che ci viene imposto dalle abitudini e dagli ambienti multitasking; fare una cosa alla volta non equivale a fare meno o a essere meno produttivi, occorre molta disciplina per non procrastinare, mantenere il focus e non farsi distrarre.
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