La gestione del tempo è uno dei requisiti fondamentali per lavorare oggi. Nelle organizzazioni aziendali che adottano modalità di lavoro agile, lo smart working o che gestiscono le attività sulla base di obiettivi, sapere organizzare il proprio tempo è indispensabile per evitare di ritrovarsi con una mole di lavoro eccessiva a pochi giorni dalla scadenza.
Come fare? Occorre allenare alcune competenze e affrontare il lavoro con la giusta mentalità. Ne parliamo nell'articolo che segue.
La gestione del tempo: una prerogativa fondamentale in azienda
Nell'articolo dedicato alla produttività aziendale abbiamo introdotto l’argomento delle componenti essenziali a una corretta pianificazione delle attività: non solo priorità e scadenze, ma anche la stima del tempo necessario a svolgerle, senza la quale si rischia di sottovalutare l’impegno richiesto e, di conseguenza, non essere in grado di rispettare le scadenze.
Fatta questa doverosa premessa, vediamo quali sono le competenze da allenare e la mentalità più adatta a lavorare per obiettivi, ma anche in contesti “liquidi” come lo smart working.
Innanzitutto, come si supera la tendenza a procrastinare un’attività?
Si tratta di un’abitudine piuttosto diffusa, causata da quello che gli psicologi definiscono “mentalità da scimmia” ovvero l’attitudine che impedisce di concentrarsi, passando da un pensiero all'altro.
Il problema dei procrastinatori è che, anziché mantenere il focus sugli obiettivi a lungo termine, sono tentati di cedere alle gratificazioni immediate che innescano una sorta di sollievo istantaneo, il “piacere edonico”.
Sebbene gli obiettivi importanti siano più difficili da raggiungere, a lungo andare generano invece una sensazione di benessere e soddisfazione più durevole che in psicologia viene chiamata “piacere eudemonico”.
Perché vi stiamo raccontando tutto questo?
Perché è proprio a partire dalla consapevolezza che le nostre decisioni ed azioni sono guidate dalle emozioni che si può sfruttare questa abitudine a nostro vantaggio!
Nelle prossime righe proveremo a comprendere come fare.
Il primo passaggio essenziale a usare le emozioni a nostro vantaggio e vincere così la tendenza a procrastinare è provare a dare un obiettivo diverso e motivante al compito da svolgere.
Se anche si tratta di un’attività che non ci piace, infatti, possiamo porci l’obiettivo di svolgerla in modo diverso dal solito, dandole una nuova importanza e osservandola dai benefici personali che ne possiamo ricavare.
Il secondo strumento a nostra disposizione per acquisire una migliore gestione del tempo è il principio di “minimizzazione del cambiamento”. In cosa consiste? Per spiegarlo, riportiamo uno studio del 2006 condotto presso un autolavaggio, analizzando il comportamento dei clienti in base all'utilizzo di una carta fedeltà, che ha mostrato un dato molto curioso.
Ogni volta che i clienti effettuavano un lavaggio dell’auto, la tessera veniva timbrata per ottenere alla fine un lavaggio gratuito.
Lo studio ha previsto la suddivisione dei partecipanti al test in 2 gruppi:
- Al primo gruppo di clienti è stata consegnata una carta le cui due caselle iniziali erano già timbrate e dovevano arrivare a collezionare 10 lavaggi totali (di cui due pertanto già abbonati).
- Al secondo, invece, è stata data una carta con 8 lavaggi da effettuare: stesso numero del gruppo 1, ma senza alcun lavaggio omaggio iniziale.
Nei risultati, il 34% dei clienti del gruppo 1 aveva dopo pochi mesi completato l’intera tessera (contro il 19% dei clienti del secondo gruppo).
Il motivo? Si sentivano già avviati verso la fine del percorso.
Le persone, dunque, sono più motivate a terminare un compito, quale che sia, se hanno già percorso una frazione del percorso, mentre faticano a mettersi in moto se si sentono ai blocchi di partenza.
Partendo da questa idea, Marla Cilley, guru dell’economia domestica ha ideato una curiosa tecnica, chiamata flylady: si prende un timer da cucina, lo si programma per suonare dopo 5 minuti e si iniziano a svolgere le pulizie di casa, sapendo che allo scadere del tempo saremo liberi di decidere se continuare o smettere di farlo.
Il risultato che otterremo dopo 5 minuti di pulizia della casa come sarà? Non entusiasmante, certo, ma questo espediente ci spinge a muoverci, ed è proprio questo il compito più difficile che è capace di instaurare un circolo virtuoso.
Non è affatto vero, infatti, che iniziare un lavoro dalla parte più complessa e difficile ci porta a terminarlo prima, anzi, proprio perché è l’emozione a determinare la nostra motivazione, è molto meglio stabilire subito quale sarà la gratificazione che ci attende dopo averne svolta anche solo una piccola parte.
Anche la concentrazione ricopre un ruolo essenziale, spesso pensiamo che siano le e interruzioni esterne (come le telefonate o le domande dei colleghi) a distrarci, ma la verità è che subiamo interruzioni interne, perché ci distraiamo da soli con i pensieri che divagano e sono dei segnali del desiderio di gratificazione istantanea e allo stesso tempo del timore di non finire il lavoro.
Per essere produttivi migliorando il time management, dunque, non serve isolarsi ma è importante allenare l’assertività nella gestione delle interruzioni esterne.
InsideOut ha realizzato Focus, il prodotto formativo di nuova concezione studiato per:
- sviluppare la capacità di definire e raggiungere gli obiettivi
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