I 6 fattori che influenzano le performance del team

Esistono numerosi possibili modi per influenzare le prestazioni. Con gli anni, vari ricercatori e consulenti aziendali hanno proposto diversi modelli a supporto dell’attività di performance management.

In questo articolo abbiamo classificato gli elementi che incidono sulle prestazioni, suddividendoli in 6 macro categorie che chiameremo fattori di influenza e fornendoti alcune domande per valutare il tuo impatto in qualità di manager. 

• Aspettative
• Feedback
• Risorse
• Idoneità al ruolo
• Formazione e sviluppo
• Motivazione

I 6 fattori che influenzano le performance del tuo team

Prima di entrare nel merito dei fattori di influenza, è necessario fare 3 importanti premesse.

• Nella valutazione di una determinata situazione relativa alle prestazioni è importante considerare tutti i fattori di influenza, senza fissarsi su uno in particolare o scartandone altri.
• Quando si cerca la causa principale di un problema di performance esiste una sequenza consigliata da seguire, al fine di risparmiare tempo ed energie.
• Infine, è importante porsi la domanda: "chi ha più controllo ed esercita il maggiore impatto su questi fattori, io (il manager) o il mio collaboratore?"

Di seguito sono elencati i fattori che impattano sulle prestazioni. Dei 6 elementi, 3 sono responsabilità del manager e 3 sono sotto l’influenza del collaboratore.

L’elenco dei fattori è ordinato in base alle implicazioni che questi hanno per quanto concerne il tempo e i costi. In particolare, si parte dal meno costoso e dal più rapido da implementare per giungere a quello più caro e che richiede più tempo.

Quando si esaminano le performance, è fondamentale considerare tutti e sei i fattori di influenza e non solo il primo o quello sul quale è possibile intervenire con maggiore facilità.

Nel paragrafo seguente ti forniremo una definizione e una serie di domande di analisi per ognuno dei sei fattori che influenzano le performance del tuo team.

Le domande sono spunti per un piccolo momento di stop e di analisi nel corso del quale chiederti se come manager sei stato efficace nel chiarire le aspettative e nel fornire i giusti feedback. L’obiettivo consiste nel valutare se sono stati seguiti tutti i processi manageriali e di leadership che possono facilitare il raggiungimento della performance.

1. Aspettative

Chiarire a ogni singolo collaboratore la mission dell’azienda, la sua visione, la sua filosofia è il primo passo per migliorare le prestazioni. In particolare, è importante rendere ogni singolo collaboratore consapevole degli obiettivi strategici e operativi dell’organizzazione con riferimento a ciò che ci si aspetta da lui in termini di risultati e di comportamenti.

Domande di valutazione per il manager:

• hai degli obiettivi S.M.A.R.T. (Specifici, Misurabili, orientati all'Azione, Realistici e circoscritti nel Tempo) scritti?
• hai condiviso tali traguardi con il tuo collaboratore?
• hai comunicato i metodi e le attività che consentiranno di raggiungere i risultati desiderati?
• hai definito e condiviso il metodo con il quale saranno valutate le prestazioni?
• il collaboratore comprende i valori e la visione dell'organizzazione?
• il collaboratore comprende le responsabilità inerenti al suo lavoro?
• quando si verificano dei cambiamenti, organizzi degli incontri con i tuoi collaboratori per esaminare il loro impatto sulla visione della società e le nuove aspettative nei suoi confronti?

2. Feedback

Altro elemento essenziale sono i feedback ovvero le informazioni fornite ai singoli collaboratori relativamente ai risultati delle loro prestazioni. Più le informazioni saranno precise e rapportate agli obiettivi stabiliti in precedenza, più le valutazioni risulteranno accettabili al collaboratore. Oltre agli incontri faccia a faccia, altre forme di feedback sono i premi, i riconoscimenti e le conseguenze (positive o negative) che derivano dalle performance.

Domande di valutazione per il manager:

• il metodo di valutazione delle prestazioni è stato comunicato?
• il collaboratore riconosce gli effetti delle proprie decisioni e azioni?
• viene fornito un feedback continuo?
• viene offerto un coaching frequente, accurato e basato sull'attività?
• le ricompense e i riconoscimenti monetari o di altra natura sono in linea con i risultati desiderati? Sono tempestivi?

3. Risorse

Con risorse intendiamo gli elementi interni all’organizzazione che includono le persone, i processi e i materiali che possono essere utilizzati a favore dell'azienda e sono disponibili quando necessari. Le risorse devono essere identificate con precisione e sfruttate per massimizzare il raggiungimento dei traguardi e degli obiettivi del reparto e dell'azienda.

Domande di valutazione per il manager:

• hai dedicato tempo sufficiente e fornito una guida adeguata per la pianificazione delle risorse?
• hai messo a disposizione risorse sufficienti per l'attività?
• i processi e le procedure di lavoro sono sostenibili, ragionevoli e documentati?
• esistono strategie per affrontare i problemi che ostacolano le prestazioni?

4. Adeguatezza al ruolo

Quando a una persona viene assegnata una posizione, la scelta deve essere valutata e ponderata. Lo stesso quando si decide un cambio di ruolo o la sostituzione.

Domande di valutazione per il manager:

• le competenze e le capacità del collaboratore sono state accertate utilizzando una varietà di strumenti?
• le capacità dell'esecutore corrispondono a quelle specificate nella job description del candidato ideale?
• il collaboratore apprezza il suo lavoro? Desidera svolgere il compito assegnato?

5. Formazione e sviluppo

La formazione è composta da eventi strutturati che forniscono informazioni e pratiche che consentono ai collaboratori di acquisire conoscenze e sviluppare capacità. Lo sviluppo nasce quando i dipendenti concentrano le loro energie e attività su aree che li aiutano a essere consapevoli del loro potenziale e ad espandere le loro capacità.

Domande di valutazione per il manager:

• il collaboratore riceve una formazione nel modo e nei tempi opportuni?
• ha acquisito le capacità e le conoscenze necessarie per svolgere il lavoro?
• le sue capacità e conoscenze vengono consolidate tramite affiancamenti, valutazioni e piani di sviluppo personali?

6. Motivazioni

Poiché i dipendenti motivati sono il primo ingrediente all’interno di un’organizzazione efficiente, è fondamentale che vi sia sintonia tra le loro emozioni, desideri e necessità.

Domande di valutazione per il manager:

• il collaboratore ha un forte legame con me, il team, la società e la cultura aziendale?
• ha la sensazione che il suo lavoro sia importante per la mission della società?
• ha la percezione che il riconoscimento sia sufficientemente personale e tempestivo?
• ha la sensazione che i premi siano allineati, equi e costruttivi?
• dispone di opportunità di carriera?
• riceve stimoli per il suo sviluppo personale?
• vede il manager valutare / apprezzare / ascoltare le sue idee?
• ha l'impressione che altri membri dell’organizzazione valutino / apprezzino / ascoltino le sue idee?

Come abbiamo visto, gli elementi che hanno un impatto sulle performance del tuo team sono molteplici e la loro valutazione e controllo richiede non poco impegno.

Tuttavia, il ruolo di manager oggi è sempre meno attivo nell’operatività quotidiana e sempre più coordinatore responsabile di persone. 

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