Tra le strategie messe in atto dalle aziende, dai manager e dagli imprenditori per aumentare la produttività aziendale, spesso si nascondono delle insidie. Il multitasking, come abbiamo più volte ribadito anche nelle pagine di questo blog, è più dannoso che efficace e la ricerca continua delle performance non ha sempre gli effetti desiderati.
Nell'articolo che segue, vogliamo proporti alcune modifiche alle abitudini quotidiane e l’introduzione di nuovi comportamenti più orientati al miglioramento della qualità del lavoro e quindi della produttività.
Gli ostacoli alla produttività aziendale
Il primo nemico della produttività in azienda, abbiamo visto nella premessa, è l’abitudine al multitasking, spesso aggravata dal costante controllo delle email, delle notifiche sul cellulare e da distrazioni interne, più che esterne.
Esistono, tuttavia, dei piccoli ma efficaci accorgimenti per migliorare la qualità del lavoro, pur riducendo il tempo impiegato per svolgerlo. Iniziamo con il primo, solo apparentemente sorprendente.
1. Introdurre momenti di pausa strutturati
L’idea che lavorare senza sosta, fino al raggiungimento dell’obiettivo, sia un vantaggio per la produttività è uno degli errori ancora maggiormente diffusi nelle aziende.
Sono però diverse quelle che hanno cominciato a prevedere spazi dedicati al relax, estendendolo non solo alle pause per il pranzo, ma anche a piccoli momenti per distrarsi, ricaricare le energie e poi ripartire con entusiasmo.
È il concetto che sta alla base della tecnica del pomodoro di cui abbiamo parlato qui.
Perché è fondamentale che anche le pause siano, se non regolamentate, almeno incoraggiate?
Quando abbiamo bisogno di riposo, il corpo manda chiari segnali, tra cui il senso di fame, l’agitazione, la perdita di concentrazione e la sonnolenza. Eppure, se siamo in ufficio ignoriamo questi sintomi, perché nella nostra mentalità assecondarli è una debolezza, una mancanza di rispetto nei confronti del lavoro. Cerchiamo dei palliativi, come il caffè bevuto di fretta davanti al computer, le caramelle per fronteggiare l’eventuale calo di zuccheri e magari ci abbuffiamo a cena.
Il nostro cervello non è progettato per essere sempre performante, non continuativamente per lo meno. Lasciare che si riposi, anche staccando solamente 5 minuti, permette di essere più produttivi e persino veloci al ritorno alle attività.
2. Vincere la tendenza a procrastinare
La procrastinazione è il nemico pubblico numero uno della produttività aziendale. Le cause possono essere differenti: eccesso di perfezionismo, paura di affrontare un compito nuovo o timore di non farcela. Anche in questo caso, il pensiero comune che iniziare un’attività all'ultimo momento sia uno stimolo per essere più performanti è una fake news. Gli studi dei ricercatori dell’Università del Texas hanno dimostrato come in realtà i risultati del lavoro in queste condizioni siano scarsi e di bassa qualità.
Il primo consiglio per superare la tendenza a rimandare l’avvio di un compito è suddividerlo in piccoli blocchi. Niente di più lontano dal concetto di iniziare dalle attività più lunghe, noiose e impegnative per spuntare la checklist, insomma.
Proprio come nel caso della tecnica del pomodoro citata in precedenza, questo metodo di lavoro aiuta a organizzare meglio il proprio tempo e a concedersi una gratifica al superamento di ogni piccolo traguardo. Trattandosi di piccoli blocchi, la sensazione di trovarsi di fronte a una barriera insormontabile scompare e la lista delle cose da fare sembra molto più realizzabile.
3. Gestire le riunioni in modo più efficiente
Troppe riunioni minano la produttività aziendale? Forse non è una questione esclusivamente numerica, quanto di qualità delle interazioni tra colleghi e dipartimenti. È vero, però, che molti manager lamentano di ritrovarsi con un’agenda composta da una riunione dopo l’altra e di non avere il tempo materiale per prendere decisioni e dare il proprio contributo al raggiungimento degli obiettivi di business.
La prima scrematura prevede la cancellazione delle riunioni che possono essere sostituite da un rapido scambio di email o da una conversazione informale. Se invece c’è bisogno di coinvolgere più persone nel processo decisionale o di un vero e proprio brainstorming, occorrerà creare una struttura per orientarlo a una maggiore produttività.
4. Migliorare la collaborazione
Legata a stretto filo con una maggiore produttività nelle riunioni, la collaborazione tra colleghi, come anche quella tra manager e membri del team, è in grado di trasformare la percezione stessa di lavoro. Secondo i ricercatori dell’Università di Stanford, quando la collaborazione è proficua e il clima positivo, la motivazione intrinseca nell'attività aumenta, perché si avvicinano al gioco.
I momenti collettivi devono poi essere alternati a riflessioni individuali, ma l’atmosfera di condivisione ispira la creatività e quindi la produttività aziendale.
5. Incoraggiare il riposo e il sonno
Con l’introduzione di orari flessibili, in diverse aziende è stato riscontrato un deciso incremento delle performance. Il motivo? Consentire a ciascuno di svegliarsi assecondando il proprio ritmo circadiano significa circondarsi di persone che arrivano in ufficio serene e motivate, anziché stanche e stressate fin dalla mattina.
InsideOut ha realizzato Focus, il prodotto formativo di nuova concezione studiato per:
- sviluppare la capacità di definire e raggiungere gli obiettivi
- vincere la reattività e migliorare la capacità organizzativa
- gestire le reali cause di perdita di tempo
- imparare a lavorare per priorità e obiettivi in contesti liquidi come lo smartworking
Se sei curioso di saperne di più e vuoi conoscere il metodo innovativo che consente ai partecipanti di vivere in prima persona l’esperienza di apprendimento e mantenere e sviluppare nel tempo le competenze acquisite, clicca qui e prenota la tua demo personalizzata e gratuita!
