Una riunione aziendale può essere uno strumento molto efficace per migliorare la collaborazione tra colleghi, anche di dipartimenti diversi.
Tuttavia, ci può essere il rovescio della medaglia: molti appuntamenti di questo tipo vengono percepiti come perdite di tempo e, soprattutto quando non sono strettamente necessari, possono persino causare dei cali di produttività.
Continua a leggere l’articolo per scoprire le best practice che aiutano ad assicurare l’efficienza delle riunioni e l’efficacia organizzativa.
Le best practice per una riunione aziendale efficiente
Quando una riunione aziendale è pianificata in modo strategico, si creano le migliori condizioni per favorire lo scambio di idee e condividere spunti utili per migliorare la produttività.
Per evitare che sia percepita come una perdita di tempo del tutto evitabile, però, deve rispettare alcuni requisiti. Eccoli di seguito!
1. Limitare il numero di partecipanti
A meno che si tratti di un evento straordinario o di una convention annuale a cui devono potere partecipare tutti i dipendenti, il primo consiglio per orientare le riunioni all’efficienza riguarda il numero degli invitati.
Questo accorgimento si è rivelato ancora più importante nei periodi di lockdown, con i meeting svolti in videoconferenza: minore è il numero dei partecipanti e maggiori sono le probabilità che si ottengano risultati in termini di decisioni strategiche e sviluppo di nuove idee.
La gestione del tempo è risultata più complessa con il lavoro da casa e, più in generale, da remoto. Dunque, perché invitare qualcuno che non aggiungerebbe valore all’incontro e percepirebbe la sola convocazione come motivo di frustrazione?
2. Valutare la possibilità di sostituire la riunione con una telefonata
Quante volte ci è capitato, al termine di una riunione aziendale, di pensare: “Non sarebbe stato meglio mandare un’email?”
Ecco perché, prima di organizzare un incontro che occupi anche solo 30 minuti nelle agende dei colleghi, sarebbe il caso di valutare se l’argomento possa essere discusso, magari non per email, ma in un paio di telefonate.
Può sembrare un consiglio banale, ma spesso il semplice fatto di porsi questa domanda aiuta a rendere la riunione più efficiente e a dare la giusta priorità all’ordine del giorno (che è anche l’argomento del prossimo suggerimento).
3. Definire l’ordine del giorno
Una volta confermata la necessità della convocazione della riunione, la definizione chiara dell’ordine del giorno è il primo passo per rispettare i tempi ed essere certi che tutti gli argomenti siano affrontati con l’attenzione che meritano.
In questo modo, chi riceve l’invito può prepararsi all’incontro, invitare un collaboratore più competente su un tema specifico o persino scegliere di delegare del tutto la partecipazione.
4. Indicare il responsabile dell’evento
Se chi invia la convocazione alla riunione non è il responsabile che ne guiderà lo svolgimento, è bene che questa informazione sia condivisa insieme all’ordine del giorno.
La presenza di un leader è importante tanto quanto quella dei decision maker, perché aiuta a non divagare rispetto ai temi previsti e accertarsi che si ottengano risultati.
5. Fare attenzione alle discussioni fuori tema
Come abbiamo visto, il potenziale di una riunione aziendale non si limita alla discussione di un problema, ma si estende all’opportunità di sviluppare nuove idee e spunti, migliorando la collaborazione.
Tuttavia, è naturale che non tutti i commenti siano rilevanti rispetto all’ordine del giorno: è compito del responsabile provare a riportare l’attenzione sul vero focus dell’incontro e valutare se valga la pena organizzarne altri ad hoc per approfondire i temi che emergono in modo spontaneo.
Così facendo, la condivisione dei punti di vista è incoraggiata – com’è giusto che sia – ma non rischia di compromettere il rispetto dei tempi e della disponibilità delle persone.
Come assicurarsi il coinvolgimento di tutti i partecipanti?
In ogni organizzazione ci sono personalità più o meno estroverse: è naturale che qualcuno sia più incline a prendere la parola nel corso della riunione rispetto ad altri, ma è fondamentale offrire a tutti l’opportunità di fare domande ed esprimere opinioni.
L’organizzatore ha il dovere di incoraggiare l’intervento di ogni partecipante, anche per migliorare la soddisfazione e la percezione dell’incontro, evitando che venga considerato una perdita di tempo.
Come abbiamo visto nel corso dell’articolo, forse non tutte le riunioni sono necessarie, ma quando è importante incontrarsi - di persona o in videoconferenza - è bene avere chiari gli obiettivi e le responsabilità, per provare a ottenere risultati.
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