Quello del time management è un argomento molto ampio, perché le sfide che ci troviamo a vivere nella gestione delle attività quotidiane e degli imprevisti possono favorire l’insorgere di stress e preoccupazioni.
Nell’articolo di oggi, proporremo alcune buone pratiche, utili a impostare una nuova routine quotidiana e creare abitudini più efficaci, per fare il migliore uso possibile del tempo a nostra disposizione. Continua a leggere per saperne di più!
Consigli pratici per migliorare il time management
Per mantenere alti i livelli di concentrazione e performance in ogni attività del nostro quotidiano, è necessario eliminare sul nascere le possibili cause di stress negativo.
Il modo più efficace per farlo è definire una strategia di gestione del tempo, cominciando da una nuova routine.
Come dare una struttura efficace alla routine quotidiana?
Il tempo è denaro: valorizzarlo al massimo è importante, tanto quanto essere consapevoli che al nostro corpo e alla nostra mente servano dei momenti per staccare da tutto.
Come prima cosa, per dare una struttura alla routine quotidiana occorre definire gli orari di lavoro in modo preciso.
Soprattutto nei contesti di smart working, il confine tra vita professionale e privata può essere sottile.
Tuttavia, mantenerlo è essenziale per l’efficacia di questa modalità, che si tratti di una situazione di emergenza - come nel caso del ricorso al lavoro da remoto nel primo lockdown del 2020 - o di un progetto strutturato di organizzazione agile.
Quando il corpo e la mente si abituano alla routine, la capacità di staccare migliora, insieme alla performance.
Ecco alcune best practice che ci aiutano a creare un equilibrio tra lavoro e vita privata.
1. Pianificare le pause in agenda
Ognuno di noi dovrebbe sapere qual è il limite massimo di focus, dopo il quale abbiamo bisogno di fermarci e fare una pausa.
In questo articolo, avevamo parlato della tecnica del pomodoro - usata dal suo ideatore per aiutarsi con lo studio ai tempi dell’università - che consiste nel suddividere ogni compito in piccole sequenze di tempo, intervallate tra loro da una breve pausa di 5 minuti.
Il momento del break dovrebbe prevedere attività diverse da quelle che richiedono la nostra concentrazione: mangiare, prendersi un caffè, dare un’occhiata alle notifiche sul cellulare.
Si tratta di quelle distrazioni che è bene tenere distanti nei veri periodi di focus, ma che possono contribuire a stimolare la creatività e generare nuove idee se svolte durante le pause.
2. Fare almeno una pausa all’aria aperta
Quando ci rendiamo conto che la nostra concentrazione e la qualità del lavoro stanno subendo un calo drastico, la pausa può essere spostata all’aria aperta.
Fare una passeggiata aiuta a ripartire con una maggiore energia ed essere più produttivi al termine del break.
3. Rendere efficienti i momenti vuoti
Nel corso delle giornate lavorative, ci sono dei momenti in cui non è possibile essere concentrati al 100% sul lavoro, ma che non sono nemmeno da considerarsi liberi. Un esempio? I viaggi.
Anche se il 2020 ha imposto un fermo quasi totale alle trasferte di lavoro, il tempo trascorso sui mezzi pubblici per spostarsi verso il luogo di lavoro potrebbe essere impiegato per leggere, meditare, lasciare campo libero all’immaginazione.
Perché non dedicare quelli che sembrano essere dei momenti morti ad attività per le quali fatichiamo a trovare il giusto spazio in agenda?
4. Inserire in agenda gli impegni personali
L’inserimento nel calendario professionale di impegni personali aiuta a rispettarli, ad aumentare la consapevolezza del tempo che abbiamo (o non abbiamo) a disposizione per le attività della giornata e a rafforzare il confine tra lavoro e vita privata.
Le abitudini che facilitano il time management
Nella gestione del tempo, una delle best practice più efficaci riguarda la definizione delle priorità.
Spesso siamo in difficoltà perché iniziamo a rispondere alle email in sospeso e ci troviamo sommersi in questioni non previste nelle attività pianificate per la giornata.
Come fare in questi casi?
Un consiglio pratico potrebbe essere quello di distinguere i messaggi che richiedono pochi minuti per essere smistati (rispondendo subito o inoltrando a un collega) da quelli che hanno bisogno di maggiore attenzione, creando un task dedicato in calendario.
Oltre a riordinare la casella di posta, in questo modo possiamo avere un’idea più precisa di ciò che dovremo portare a termine nel resto dell’orario di lavoro.
È un approccio molto più efficiente rispetto alla gestione immediata delle urgenze e degli imprevisti, perché consente di lavorare in modalità mono-tasking e non multitasking che, come abbiamo visto in questo articolo, presenta dei rischi da non sottovalutare.
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