Quando si sente parlare di proattività del team, si tende ad associare questa competenza ritenuta fondamentale alla capacità di anticipare un problema o un’esigenza di business. A differenza della reattività che coincide con la velocità nel dare una risposta, spesso quindi basata sull'istinto e per questo non sempre efficace, la proattività è vista generalmente come una caratteristica positiva.
Ma queste definizioni sono corrette? Non del tutto, nell'articolo che segue proveremo allora a fare chiarezza sul significato di comportamento reattivo e proattivo, con alcuni consigli per migliorare la produttività del lavoro.
Reattività: cosa significa davvero?
Il comportamento reattivo consiste nella risposta a uno stimolo, risposta che segue:
- istinto
- emozioni
- abitudini
Quello reattivo è un comportamento efficace?
Dipende dalla complessità della decisione, se è semplice, si può anche procedere per automatismi.
Nel corso della giornata, sono svariate le attività che svolgiamo in modo quasi automatico, lasciandoci guidare dalla prassi comune o dalle nostre abitudini personali.
Un esempio? Quando prendiamo il treno o la metropolitana per raggiungere l’ufficio oppure facciamo la solita pausa con i colleghi alla macchinetta del caffè.
Fin qui, nessun comportamento improduttivo. Un campanello di allarme, però, dovrebbe scattare quando è l’intera giornata a essere scandita, in maniera meccanica, da una serie di azioni di routine, frutto di scelte abitudinarie, che potremmo in tal senso definire non consapevoli.
Questo modo di lavorare e pensare assomiglia, per intenderci, al movimento fisico degli oggetti che obbediscono alla legge causa-effetto e non dispongono di alternative di scelta.
Nel quotidiano della realtà lavorativa possiamo ritrovare un’infinità di esempi di reattività che denunciano abitudini comportamentali cristallizzate.
Poniamo il caso di una situazione di crisi nella quale ci troviamo a dovere risolvere un’urgenza. La reazione tipica della nostra mente è quella non solo di buttarsi a capofitto nel problema senza pensare agli obiettivi finali, ma anche di usare i metodi abituali senza valutarne l’adattabilità alla situazione reale.
In questo processo convulso e di routine, il pensiero creativo è necessario per avere una visione strategica e trovare soluzioni efficaci al problema.
Uno degli esempi più comuni di reattività?
Quando affiora un problema, quale che sia, per prima cosa la prassi comune ci porta a cercare un colpevole. Se veniamo incolpati, a nostra volta, istintivamente ci difendiamo o accusiamo qualcun altro.
Oppure, quando un collega viene a chiedere un favore, ciò che capita spesso è che nella nostra mente la risposta, affermativa o negativa, si generi automaticamente senza considerare le conseguenze di quella che di fatto è una non scelta.
Alla domanda posta dal collega, l’istinto può indurci a reagire interrompendolo e chiedendogli di tornare dopo 5 minuti, eliminando l’interruzione, oppure fingere di ascoltarlo, ma continuare a lavorare. In entrambi i casi si mette a rischio il rapporto professionale, certamente esistono opzioni differenti, vediamone una più efficace.
Quale sarebbe il comportamento proattivo,
in questo caso?
Se scegliamo di ascoltare il collega, proviamo a comprendere quale sia la sua esigenza e magari fissiamo con lui un appuntamento dedicato alla questione, con il nostro atteggiamento, anche razionalmente riconoscibile come più efficace, riusciremo a generare effetti positivi, nel lungo termine.
La proattività è proprio questo: la capacità di fare delle scelte, individuando la migliore risposta in base agli effetti nel medio-lungo periodo. La proattività può anche essere allenata e poi applicata in modo reattivo.
Tecniche di proattività per migliorare la produttività del lavoro
In ambienti complessi, come sono le organizzazioni aziendali, il multitasking viene spesso incoraggiato, tuttavia non si tratta di una pratica davvero efficace per aumentare la produttività del lavoro, anzi. Sono numerose le ricerche scientifiche che hanno dimostrato come l’abitudine di gestire più attività contemporaneamente causi in realtà una perdita del 40% della produttività, compromettendo inoltre la qualità del lavoro svolto.
Per essere più soddisfatti ed efficaci professionalmente, dovremmo concentrarci su un compito alla volta, provando a ridurre la nostra velocità di marcia, a rallentare per non perdere di vista gli obiettivi.
È questa l’essenza che caratterizza lo strumento STOP, acronimo di stanne fuori, trova delle opzioni, organizzati e procedi.
L’obiettivo di questo strumento è aiutare un individuo o un team a sottrarsi alla routine e alle abitudini lavorative consolidate, facendo riemergere consapevolezza e libertà di scelta.
Con una visione più ampia e consapevole dei processi che viviamo, saremo in grado di prendere delle decisioni più ponderate e meno guidate dall'istinto del momento.
Quelli che seguono sono solo alcuni dei benefici derivanti dall'utilizzo dello STOP:
- Maggiore consapevolezza nelle scelte
- Aumento della motivazione al lavoro
- Riduzione dei livelli di stress
- Minore stanchezza percepita
- Chiarezza degli obiettivi da raggiungere
- Migliore definizione delle priorità
- Attenzione nei confronti degli impegni presi
- Meno lavoro “da portare a casa”
Quando abbiamo chiari i nostri obiettivi e i passi da intraprendere necessari al loro conseguimento, quando siamo allineati con le nostre motivazioni e i nostri desideri, siamo pronti a tornare all'operatività, continuando a lavorare finché non risentiamo il bisogno di un nuovo STOP.
Tornando alla definizione del termine proattività, più che l’abilità di anticipare un problema o un’esigenza, si dovrebbe intendere la consapevolezza del risultato di ogni possibile scelta. E questa è sicuramente una competenza molto più utile alle aziende di oggi, proprio per la sua capacità di migliorare la produttività del lavoro, rendendo i comportamenti quotidiani più consapevoli e di conseguenza efficaci.
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