Anche i manager che gestiscono con la massima efficacia gli incontri one-to-one con i propri collaboratori, a volte, hanno difficoltà ad applicare la medesima efficienza anche alle riunioni di dipartimento. Se più di una persona arriva a richiedere appuntamenti singoli, probabilmente ritiene che i team meeting siano delle perdite di tempo, dove la condivisione delle opinioni è limitata sempre agli stessi colleghi e il clima non incoraggia l’espressione di idee innovative o critiche costruttive.
Come migliorare la situazione e incrementare così anche la produttività aziendale? Scoprilo leggendo questo articolo!
Produttività aziendale & riunioni: il legame
Tra le ricerche pubblicate in questa infografica, quelle che forse dovrebbe preoccupare maggiormente i manager sono le seguenti:
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il 25% del tempo in riunione è impegnato in questioni irrilevanti
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il 50 dei partecipanti alle riunioni le definisce improduttive
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il 73% di loro ammette di lavorare ad altro nel corso delle riunioni
Eppure, si calcola che mediamente in una grande azienda le persone passino 300 mila ore ogni anno per attività correlate ai weekly executive committee meeting.
Dalla ricerca Perceived Meeting Effectiveness pubblicata sul Journal of Business and Psychology si evince che il 79% dei 1300 manager intervistati definisce le riunioni indette da loro come produttive, mentre solo il 56% ha la stessa opinione delle riunioni organizzate dai colleghi.
L’approccio sembra essere quello di dare la responsabilità dell’improduttività agli altri, insomma, anche perché un organizzatore avrà più spesso la parola e sentirà di avere dato un importante contributo, non verificando che la percezione degli interlocutori sia la stessa.
Quali sono i principali ostacoli
alla produttività delle riunioni?
- punti all'ordine del giorno ritenuti poco importanti
- durata eccessiva delle riunioni
- perdita del focus e divagazioni
La conseguenza è uno scarso livello di coinvolgimento che, al netto della perdita di tempo stimata solo negli USA intorno ai 30 miliardi di dollari annui (!), ha un impatto notevole sulla produttività aziendale, soprattutto se si esegue il calcolo del tempo che potrebbe essere dedicato ad attività più strategiche per il raggiungimento degli obiettivi e più motivanti per i collaboratori.
Il fattore engagement è determinante da tutti i punti di vista: performance, innovazione, gestione del cambiamento, collaborazione e lavoro di squadra.
Vediamo ora alcuni consigli per i manager che vogliono cambiare in meglio e incrementare la qualità delle riunioni, gestendole con maggiore efficacia.
Consapevolezza
L’efficacia della leadership nelle riunioni richiede una capacità di osservare gli altri, ma anche e prima di tutto sé stessi.
Un manager dovrebbe fermarsi un paio di minuti al termine di ogni meeting per stigmatizzare il comportamento dei partecipanti, lo sviluppo della conversazione, gli argomenti trattati.
Se le persone si sono distratte, hanno divagato, non sono intervenute, lasciando parlare solo l’organizzatore, e le idee emerse non presentavano alcun elemento innovativo, potrebbe esserci una criticità.
Dall'altro lato, anche gli aspetti positivi andrebbero annotati, ad esempio quale argomento ha innescato la piena partecipazione dei presenti, con un dibattito sano e produttivo?
Oltre all'auto-analisi, il feedback del gruppo di lavoro può essere incoraggiato con piccoli incontri one-to-one o brevi sondaggi basati sulla compilazione di moduli online.
Preparazione delle riunioni
Sebbene sia piuttosto diffusa la consapevolezza che una buona preparazione possa migliorare le performance in diversi contesti - dalle presentazioni ai clienti alle riunioni strategiche interne - nella pratica di tutti i giorni non viene sempre dedicato il giusto tempo alla pianificazione, soprattutto nel caso delle riunioni con ricorrenza settimanale.
Per questo, un manager capace di incarnare la cultura organizzativa con il suo buon esempio, fa in modo che anche i partecipanti arrivino alle riunioni con una lista di punti aperti, facendo sentire apprezzato il contributo di tutti.
Dare l’esempio significa definire gli obiettivi di ogni specifica attività e chiedere agli invitati di suggerire alcuni argomenti, coinvolgendoli fin dalla fase di organizzazione della riunione.
Come facilitare maggiore efficienza e produttività?
Poiché all'interno delle aziende spesso le riunioni vengono percepite come interruzioni del vero lavoro, per facilitare l’espressione massima del potenziale anche nel corso del loro svolgimento è fondamentale creare un’urgenza di partecipazione.
Per coinvolgere i partecipanti fin dal loro ingresso nella sala adibita all'evento, ci sono piccoli accorgimenti, ad esempio:
- salutare singolarmente i colleghi
- ringraziarli del tempo dedicato
- chiedere cortesemente di attivare la modalità riunione sugli smartphone
- prevedere una pausa caffè
L’inizio della riunione dovrebbe prevedere una frase che spieghi senza troppi giri di parole il motivo della convocazione, anche se si tratta di un evento ricorrente, cominciando dalle celebrazioni di importanti traguardi raggiunti o dai punti lasciati in sospeso dalla precedente. Un altro consiglio utile può essere quello di ricordare le regole per la gestione degli incontri, ad esempio non interrompere gli altri e cercare di limitare i propri interventi a pochi minuti, per lasciare a tutti il tempo di esprimere la propria opinione.
La gestione delle riunioni è ormai entrata a fare parte della routine per le figure manageriali: riuscire a collegarle a un incremento della produttività aziendale non è un percorso semplice, ma applicando alcuni dei consigli che hai trovato in questo articolo potresti già trovarti sulla buona strada.
Ogni comportamento, anche il meno efficace, è migliorabile con il dovuto allenamento e una buona dose di consapevolezza di sé.
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