Con la rapida diffusione dei modelli lavorativi agili, l’efficacia della comunicazione aziendale può essere messa a dura prova dall’assenza di contatti tra persone.
Nell’articolo di oggi, analizzeremo alcune buone pratiche applicabili a tutti i livelli organizzativi, per contribuire a migliorare la collaborazione interna. Continua a leggere per scoprire di più!
Comunicazione aziendale: le sfide del lavoro da remoto
L’adozione di modelli agili – come lo smart working – è stata una delle necessità di cambiamento più urgenti per le aziende nei complessi periodi di lockdown, totali o parziali, del 2020.
Per i gruppi di lavoro, le difficoltà si sono concentrate in diversi aspetti della quotidianità e la comunicazione aziendale non è esclusa.
Soprattutto nei casi in cui il manager ha abituato le sue persone a un’interazione costante, con la massima disponibilità ad ascoltarle e la porta dell’ufficio sempre aperta, la distanza fisica rischia di compromettere l’efficacia delle collaborazioni.
Oltre alla impossibilità di vedersi in ogni momento, non possiamo trascurare l’impatto delle emozioni scaturite con la pandemia:
- paura per sé e per i propri familiari
- ansia di non essere in grado di adattarsi al contesto
- convinzione che le nuove modalità di lavoro non siano applicabili alla propria professione
- preoccupazione legata alla competitività dell’organizzazione nel mercato
- difficoltà nel comprendere strategie e responsabilità
Tuttavia, è importante sottolineare come non siano solo i collaboratori a dovere fronteggiare una serie di emozioni non sempre motivanti.
Anche i leader hanno vissuto preoccupazioni molto simili, alle quali si aggiunge l’apprensione per la gestione delle proprie persone.
Qual è la leva per l’efficacia della
comunicazione aziendale da remoto?
In questo contesto caratterizzato dall’assenza di prossimità fisica, i leader hanno bisogno di trovare nuove strategie per mantenere alti i livelli di motivazione e concentrazione delle loro persone.
L’elemento centrale è il coinvolgimento: vediamo quali sono le buone pratiche per alimentarlo ed essere sempre connessi al proprio gruppo di lavoro, anche quando non si condividono gli stessi spazi.
Condivisione degli strumenti di comunicazione virtuale
Tutte le conversazioni che avvenivano di persona continuano ad avere molta importanza, anche se il mezzo è cambiato. Oggi, la comunicazione aziendale – interna ed esterna – non può fare a meno dei sistemi di messaggistica istantanea e di videoconferenza.
Per gli scambi urgenti che non richiedono l’invio di una email, le chat sono gli strumenti più immediati ed efficaci. Molti software di messaggistica dispongono anche di funzioni per chiamate audio e video, ricreando il concetto degli scambi di idee da una scrivania all’altra, anche da remoto.
Le riunioni che in situazioni normali si sarebbero svolte in un’apposita sala in sede possono essere convertire in videoconferenze. Le piattaforme che le ospitano offrono infatti funzioni sempre più intuitive, per garantire l’efficacia delle comunicazioni da parte di tutti i partecipanti.
La possibilità di guardarsi negli occhi – per quanto filtrata da uno schermo – aiuta a ridurre il rischio che le persone si sentano isolate rispetto al manager e al gruppo di lavoro, non solo dal punto di vista fisico, ma anche e soprattutto da quello mentale ed emotivo.
Così, il coinvolgimento è supportato e dà vita a una migliore collaborazione che a sua volta attiva motivazione, soddisfazione e benessere organizzativo.
Per garantire la fruizione di questi strumenti e l’allineamento rispetto alle procedure, è importante che tutti i collaboratori siano formati in modo adeguato.
Valorizzazione dell’empatia
Non tutti sono avvezzi all’uso della tecnologia in ogni ambito della propria vita.
Oltre alla formazione sugli strumenti, è necessario restare in ascolto e supportare chi fatica a esprimersi in modo libero attraverso uno schermo.
Sia il leader, sia gli altri componenti del gruppo di lavoro possono dimostrare empatia provando a comprendere le difficoltà e restando a disposizione, per aiutare i colleghi a superare dubbi e criticità.
Spazio alla socializzazione
Se tra gli obiettivi della comunicazione interna troviamo la prevenzione dei conflitti sul lavoro, uno dei rischi maggiori dell’assenza di interazioni vis a vis è invece la sensazione di isolamento.
Per quanto possa sembrare complicato, le occasioni di socializzazione possono essere create anche in contesti di smart working.
Un esempio concreto è la pausa caffè virtuale, per chiacchierare in modo informale proprio come se ci si trovasse nell’area break dell’ufficio.
Inoltre, attraverso gli strumenti di messaggistica è possibile creare dei canali che coinvolgano l’intero gruppo di lavoro, per condividere opinioni su temi non legati all’attività professionale - come i consigli di lettura e i film da non perdere - o le fotografie dei propri animali domestici.
Con un pizzico di creatività e una solida connessione a internet, ogni attività è realizzabile in videoconferenza, in attesa di tornare a viverla di persona.
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