I processi di performance review possono variare, nei metodi e nell'approccio, da un’organizzazione aziendale all'altra. Tuttavia esistono alcuni elementi comuni che ne denotano l’efficacia. Nell'articolo di oggi presentiamo 10 consigli utili al manager per impostare i colloqui di feedback, dei momenti indispensabili per condividere i progressi. Parleremo di:
- come motivare il personale
- come impostare i colloqui di feedback
Come motivare il personale
A differenza del colloquio di valutazione che, anche solo da un punto di vista semantico, si presta a un’interpretazione con accezione negativa da parte dei collaboratori, perché collegata alla percezione del manager come controllore, quello di feedback è un processo costante di allineamento sui risultati e di condivisione dei progressi che facilita l'auto-motivazione.
Che si tratti di una performance review, di un colloquio periodico che riguarda una revisione dell’inquadramento contrattuale o salariale o di un incontro per impostare gli obiettivi annuali, i 10 punti che seguono saranno d’aiuto ai manager e ai leader alla ricerca di un approccio positivo alle interazioni con i collaboratori e di consigli su come motivare il personale.
1. Comunicazione costante
È fondamentale che il collaboratore non senta per la prima volta parlare delle sue performance, positive o da migliorare che siano, in sede di valutazione.
Il colloquio di feedback deve essere periodico proprio per condividere in modo costante (anche settimanalmente) le eventuali aree di miglioramento o le criticità.
In virtù di quanto detto, però, anche le performance review ufficiali non dovrebbero essere programmate solo una volta all'anno, ma possibilmente ogni trimestre.
2. Definizione degli obiettivi
Qualunque sia l’oggetto del colloquio di feedback, affinché esista un riscontro, devono essere stati stabiliti in precedenza degli obiettivi da raggiungere. È fondamentale che il collaboratore sappia quali sono le aspettative del manager rispetto al suo contributo.
In genere le aziende hanno dei template per questo genere di attività, ma gli obiettivi possono anche rientrare nella job description, la cosa importante è che siano definiti con chiarezza e comunicati (possibilmente per iscritto).
3. Strumenti di valutazione delle performance
Sempre nella fase di definizione degli obiettivi, occorre definire quali sono gli strumenti che verranno usati per valutarli. Il leader deve sapere comunicare al collaboratore il modo in cui verrà valutata la sua prestazione, anche se il processo comprende il self-assessment.
La motivazione del personale passa senza dubbio dalla trasparenza sugli strumenti usati per monitorare il raggiungimento dei traguardi, individuali e di gruppo. Come ci si può aspettare comportamenti efficaci e prestazioni sorprendenti se non si dà un metro di (auto)valutazione?
4. Imparzialità della valutazione
Gli eventuali giudizi personali o i pregiudizi legati a episodi non dovrebbero in alcun modo condizionare l’esito del colloquio di feedback.
Al contrario, il manager dovrebbe sapere valorizzare allo stesso modo gli elementi positivi come il completamento di un progetto e quelli negativi come il mancato rispetto di una scadenza, analizzando l’intero periodo oggetto della revisione periodica.
5. Feedback a 360°
Perché non chiedere ad altri colleghi un supporto nella valutazione finalizzata al miglioramento delle performance? A una visione più ampia possono contribuire, oltre ai colleghi, magari di diversi dipartimenti, anche da responsabili intermedi o diretti riporti del collaboratore (se presenti).
6. Invio preventivo delle informazioni
Se il colloquio di feedback rientra nelle procedure aziendali, probabilmente esiste un documento da compilare a cura del manager. Inviarlo al collaboratore prima dell’incontro e discuterlo in quella sede aiuterà ad eliminare quella componente emotiva dall'appuntamento.
7. Preparazione all'incontro
Proprio come per il punto precedente che aiuta il collaboratore a elaborare il contenuto della valutazione prima della riunione con il manager, anche quest’ultimo deve essere preparato per non perdere opportunità preziose di miglioramento.
Il rischio maggiore di un incontro non sufficientemente preparato è un netto calo della motivazione, perché il collaboratore vedrebbe poco considerato il suo contributo all'attività dell’azienda.
Tenere traccia di consigli, episodi positivi o aree di miglioramento identificate nel quotidiano servirà al manager a organizzare il colloquio in modo efficiente e al dipendente per comprendere appieno la valutazione e ad avere maggiore consapevolezza dei propri comportamenti, per correggerli se necessario o replicarli se risultano particolarmente efficaci.
8. Valorizzazione degli aspetti positivi
Nella maggior parte dei casi e per quanto possibile, la discussione di feedback dovrebbe vertere più sulla valorizzazione degli aspetti positivi della performance del collaboratore.
Supponendo che nessuno abbia avuto una prestazione totalmente negativa, meglio cominciare dagli argomenti che premiano e motivano per poi passare agli eventuali comportamenti da migliorare.
Nel caso di basse performance, la capacità di leadership risiede anche nell'essere diretti e non girare intorno al punto.
Senza trasparenza, il collaboratore non comprenderà la serietà della situazione e non prenderà provvedimenti per correggerla. È sempre opportuno riportare degli esempi per aiutare l’auto-motivazione.
9. Fiducia
Il concetto di fiducia è vitale per approcciare il colloquio di feedback in modo che faccia davvero la differenza.
Quando le intenzioni del manager sono sincere e vuole ottenere risultati, come motivare il personale e migliorare le relazioni per instaurare un clima aziendale positivo, anche la conversazione risulta più semplice ed efficace.
Anche il collaboratore, dal suo punto di vista, deve avere fiducia nella volontà del manager di supportarlo nel miglioramento di alcuni aspetti delle sue performance lavorative. Non abbiate timore di dimostrare di credere nel suo potenziale.
10. Dialogo 50|50
Il colloquio di feedback è una conversazione: se il manager si limita a parlare, avendo la percezione di subire una predica, non ci saranno molti effetti positivi per il collaboratore.
Perché si crei fiducia e soprattutto aumenti la motivazione, lasciate all'ascolto il 50% del tempo a vostra disposizione, incoraggiando l’espressione ponendo alcune domande, ad esempio:
- Quale sarà l’obiettivo più sfidante per te nel prossimo trimestre?
- Che supporto vorresti ricevere dal team per raggiungerlo più facilmente?
- Quali sono gli obiettivi aziendali che vorresti vedere raggiunti quest’anno?
- Quanto spesso dovremmo impostare i colloqui di feedback?
Grazie alla condivisione degli obiettivi e dei risultati e alla pratica del feedback costante, il manager e l’intera organizzazione ottengono importanti strumenti di per la gestione e lo sviluppo delle risorse umane, come motivare il personale, aumentare la produttività, migliorare la comunicazione, le relazioni e contribuire alla diffusione di benessere.
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