Secondo un’analisi pubblicata nel 2013 dalla società di consulenza Towers Watson, tra il 50 e il 75% degli intervistati (un campione di persone coinvolte in progetti di change management avviati all'interno di aziende di diverse dimensioni e settori) dichiara che il cambiamento non si è realizzato. Laddove invece il progetto ha avuto successo, solo nel 55% dei casi i partecipanti al sondaggio hanno dichiarato di avere raggiunto gli obiettivi indicati nella visione originale.
Cosa serve, dunque, a garantire un’attività di change management efficace?
Scopriamolo nell'articolo di oggi.
Qual è primo ostacolo al change management efficace?
In ogni ambito oggetto di cambiamento, dall'implementazione di una nuova strategia all'adozione di sistemi o processi più efficienti, fino a quello organizzativo, il primo ostacolo è senza dubbio la reazione delle persone.
Il desiderio di mantenere lo status quo è naturale nella mentalità umana in generale, quindi, nel raggiungimento degli obiettivi del progetto di cambiamento gioca un ruolo fondamentale la capacità del leader.
Ecco allora alcuni suggerimenti per superare le resistenze naturali e orientare all'efficacia il piano di change management.
Individuare le fonti della resistenza al cambiamento
Che si tratti di un individuo singolo o di un gruppo di lavoro, la fonte di resistenza non deve essere individuata per essere isolata, ma per provare a comprenderne il punto di vista, ascoltando in modo empatico le ragioni per cui la sola idea di cambiamento possa creare ansia o preoccupazione.
Nella nostra esperienza a supporto delle aziende nella gestione dei progetti di cambiamento, sappiamo che, nonostante il tempo, la dedizione e l’impegno dedicati dal management alla definizione della nuova direzione da dare alla strategia, alla struttura organizzativa o a un progetto, ci saranno sempre persone in disaccordo che ritengono non siano stati presi in considerazione elementi per loro importanti. In queste situazioni, l’unica soluzione è l’ascolto delle esigenze con un’apertura mentale sufficiente a cambiare l’approccio, se necessario.
Capita, inoltre, che i collaboratori più senior si sentano poco considerati: dopo tanta esperienza messa a disposizione dell’azienda, possono reputare una mancanza di rispetto da parte del management lo scarso coinvolgimento nel nuovo progetto. È ancora l’ascolto la chiave per superare la loro resistenza e continuare a fare sentire importante la loro opinione.
L’ultimo fattore da considerare come causa della resistenza al cambiamento è il tempo: per fare in modo che le persone siano in grado di gestire le novità da un punto di vista emotivo, devono poterle “digerire”. Concedere del tempo anche a chi non reagisce in modo immediato è fondamentale affinché ognuno senta di potere esprimere i propri pensieri.
Parlare a tu per tu con le fonti di resistenza
Dopo avere identificato le fonti di resistenza, è il momento di organizzare con loro dei colloqui. Per orientarli al successo, che in questo caso è l’efficacia del change management, abbiamo individuato 4 consigli, eccolo di seguito.
1. Prevedere (e dedicare) il tempo necessario: motivare i collaboratori al cambiamento non è un obiettivo raggiungibile con colloqui frettolosi che si susseguono l’un l’altro, ci vuole tempo per organizzare incontri one-to-one. No, le email non sono un canale di comunicazione adatto!
2. Ricordare la regola 80/20: per quanto la presentazione possa essere brillante, è fondamentale lasciare parlare e quindi ascoltare l’interlocutore per l’80% del tempo, non superando il 20% per le risposte a quanto ascoltato e compreso.
3. Essere aperti al cambiamento: convincere una persona della validità di una nuova idea è importante, ma la disponibilità deve essere biunivoca; il leader in queste situazioni dovrà essere pronto a imparare qualcosa e, perché no, modificare i suoi piani se lo ritiene opportuno.
4. Organizzare il follow-up: sono necessari almeno due incontri per aiutare a superare la resistenza al cambiamento. Nel corso del primo, le parole chiave sono ascolto e... ancora ascolto; nel secondo è importante dimostrare di avere rielaborato i contenuti del precedente e, anche se ognuno è rimasto fermo sulla sua opinione, aumenta la fiducia reciproca.
In merito al 4° punto, tra i due colloqui dovrebbero passare almeno 2 giorni, ma molto dipende dall'entità del progetto di cambiamento. In generale, meglio non aspettare più di una settimana o si correrà il rischio di fare sentire abbandonato il proprio interlocutore.
Un’attività di change management efficace oggi è alla base del successo di molte imprese che hanno la necessità di rispondere velocemente alle esigenze del mercato, a volte ristrutturandosi, a volte organizzando in modo diverso i processi, altre volte dotandosi di nuovi strumenti di lavoro.
La parola d’ordine del contesto attuale, flessibilità, è ormai entrata a fare parte del linguaggio in tutte le riunioni, tuttavia non può essere dato per scontato che tutti i collaboratori siano in possesso di questa vera e propria competenza.
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