Nelle pagine di questo blog abbiamo ribadito in diverse occasioni come il multitasking, nell'accezione in cui lo intendiamo oggi ovvero la capacità di svolgere più attività contemporaneamente, sia in realtà più vicino allo switch-tasking che è invece l’abilità di spostarsi velocemente da un’attività ad un’altra.
Oggi vedremo se si tratti effettivamente di una competenza utile a migliorare la produttività e vi daremo alcuni consigli per essere più efficienti.
Perché il multitasking è una caratteristica richiesta?
È indubbio che lo switch-tasking (o il multi-tasking) siano delle caratteristiche molto apprezzate nei contesti aziendali contemporanei, in virtù delle tecnologie utilizzate quotidianamente che se, da un lato, semplificano la vita e le comunicazioni professionali, dall'altro lato sono una causa di distrazione pressoché continua: notifiche sugli smartphone, arrivo di posta elettronica e squilli del telefono fisso (per chi ancora ne ha uno sulla scrivania).
Perché il multitasking andrebbe invece evitato?
Come abbiamo visto nel nostro articolo dedicato agli effetti del multitasking sull'efficienza organizzativa, il continuo passaggio da un’attività, più o meno complessa, a un’altra non è che uno spreco di produttività, a causa dell’energia richiesta sia per lo spostamento dell’attenzione che per la sua riattivazione.
Non solo, perché numerosi studi e ricerche hanno dimostrato che gli effetti negativi di queste modalità di lavoro switch-tasking (paragonabili ai danni dell’uso di cannabinoidi sul cervello) sono permanenti.
Cosa serve dunque per migliorare la produttività?
Innanzitutto, lavorando in modalità mono-tasking e quindi svolgendo un compito per volta siamo certamente più produttivi, perché tutta la nostra concentrazione è focalizzata su una sola attività (o un solo argomento se stiamo studiando).
Inoltre, dal punto di vista cerebrale, il mono-tasking attiva entrambi i lobi frontali con un conseguente aumento delle capacità decisionali, ma anche la corteccia prefrontale che è dedicata alla definizione delle priorità e alla distribuzione dei diversi compiti alle specifiche aree del cervello.
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Sono proprio le priorità uno dei 3 elementi necessari all'incremento della produttività e quindi al rispetto delle scadenze (il 2° elemento fondamentale). Oltre ad esse, occorre però che vi sia una corretta definizione del tempo che prevediamo di impiegare per portare a termine un compito.
Spesso, infatti, le cause più frequenti di distrazione non sono tanto le interruzioni esterne, come il suono del telefono o la domanda di un collega di passaggio, ma le interruzioni interne causate da una sorta di senso di colpa, alimentato a sua volta dalla frustrazione di non essere in grado di rispettare una scadenza.
Si tratta di divagazioni sintomatiche del desiderio di gratificazione istantanea e, allo stesso tempo, della preoccupazione di non riuscire a terminare un compito.
Non sempre, quindi, anche se ci isoliamo per lavorare, preferendo una stanza chiusa all’ambiente open space, riusciamo automaticamente a essere più produttivi.
Cosa serve per gestire le interruzioni?
Per evitare di procrastinare, dopo una corretta definizione di priorità, scadenze e tempo necessario, è bene pianificare le attività quotidiane suddividendole per blocchi. In questo modo, oltre a prevedere del tempo per eventuali questioni dell’ultimo minuto, si possono programmare anche le pause, i momenti di totale assenza di attività necessari al cervello per ricaricare le batterie e ripartire con la giusta concentrazione.
A dispetto di quanto si possa pensare, infatti, fare dei break nel corso della giornata non equivale affatto a darla vinta alla pigrizia o alla procrastinazione, anzi, tutto il contrario!
In quest’ottica, può tornare utile la cosiddetta “tecnica del pomodoro”, molto efficace per migliorare la gestione del tempo sia in contesti di smart working che in caso di lavoro autonomo, ma in generale adatta all'organizzazione delle attività professionali che prevedono la realizzazione di progetti e il raggiungimento di obiettivi.
Seguendo questa tecnica, ci si concede circa 5 minuti di pausa a fronte di 20-25 minuti di attività intensa; è stato dimostrato come questa alternanza lavoro-break aumenti i livelli di concentrazione, perché segue il naturale comportamento del cervello che cerca una ricompensa a seguito dello sforzo.
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