In questo articolo, vedremo come migliorare la pianificazione degli impegni quotidiani orientandola al raggiungimento degli obiettivi.
Il time management implica una serie di strumenti, tecniche e competenze che permettono di portare a termine i nostri compiti e raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissi.
Nell’elenco seguente, puoi trovare gli argomenti che affronteremo e cliccare quello di tuo interesse per passare subito al paragrafo dedicato.
Senza conoscere il modo in cui il tempo viene utilizzato (in modo più o meno efficiente) allo stato attuale, è piuttosto complicato migliorarne la gestione.
È necessaria prima di tutto una consapevolezza delle distrazioni, delle abitudini e dei comportamenti che portano a spostare il focus dalle attività importanti verso altre, magari più piacevoli e gratificanti, per migliorare la concentrazione.
In quest’ottica, può essere utile appuntarsi ogni attività intrapresa o portata a termine e il tempo che le è stato dedicato, usando software che aiutino la gestione del tempo e dei compiti senza dimenticare di assegnare le giuste priorità.
Nel video, si fa riferimento alla celebre matrice di Eisenhower che aiuta nella definizione delle attività suddividendole in urgenti, non urgenti, importanti e non importanti.
Di solito, un’attività che viene definita urgente richiede attenzione immediata. Tuttavia, non è così scontato che ogni attività importante sia anche urgente o che le urgenze siano allo stesso tempo anche essenziali per il successo dell’azienda.
Un consiglio efficace può essere la compilazione di due liste differenti, una con le urgenze, l’altra con gli obiettivi davvero importanti e capaci di aggiungere valore all'organizzazione.
Confrontando le liste, difficilmente le attività urgenti compariranno anche tra quelle importanti: per una gestione davvero efficace della giornata lavorativa sarebbe opportuno comprendere il valore dei compiti che ci vengono assegnati e concentrarsi sugli obiettivi davvero critici.
È fondamentale, per acquisire consapevolezza rispetto alla propria gestione del tempo, comprendere i motivi che ci portano a passare ore a discutere in riunioni del tutto improduttive e iniziare a mettersi in gioco di persona per migliorare la situazione.
Per sviluppare nuove abitudini più efficaci, si può provare ad esempio a limitare l’accesso a internet o chiudere il programma di posta elettronica, in modo da restare concentrati sull'attività che si desidera portare a termine.
La gestione di diversi task contemporaneamente, oltre a non essere possibile, risulta anche estremamente dannosa, sia per la produttività che per il nostro cervello.
È molto meglio concentrare il focus su un’attività alla volta, svolgerla con soddisfazione, premiarsi con del tempo libero e passare alla successiva con un rinnovato entusiasmo.
Per questa ragione, in tempi di smartphone, modalità di lavoro agile e smart working, è così determinante allenarla.
Una delle principali cause di stress, infatti, è il timore di non avere tempo sufficiente per fare tutto ciò che pensiamo di dovere fare.
Individuare, definire e condividere gli obiettivi è fondamentale per raggiungere i risultati desiderati. A cascata, gli obiettivi aziendali determinano quelli dei singoli gruppi di lavoro e infine quelli individuali di ciascun collaboratore.
Quando gli obiettivi sono comunicati in modo chiaro, messi per iscritto e includono una precisa scadenza temporale, viene facilitata anche la gestione delle attività, portando un ulteriore valore aggiunto all'organizzazione.
Le attività che hanno una scadenza nell'immediato sono catalogabili tra gli obiettivi a breve termine, ma chiaramente ne esisteranno anche a medio e lungo periodo.
Oltre alle qualificazioni temporali, esistono altre categorie per definire gli obiettivi:
Il primo passo per creare un confine chiaro tra vita professionale e privata nei contesti di smart working è la definizione di orari di lavoro.
Ecco alcuni elementi da includere nel calendario, per assicurarsi di avere tempo per le attività prioritarie e anche per le eventuali urgenze:
Sviluppata da Francesco Cirillo negli anni Novanta, questa tecnica di gestione del tempo deve il suo nome al timer a forma di pomodoro usata per programmare pause di 5 minuti dopo 25 minuti di attività (gli studi universitari nel caso specifico di Cirillo).
Se vuoi approfondire il metodo, ti consigliamo il nostro articolo dedicato!
Si tratta di una tecnica efficace perché limita la massima concentrazione in un periodo di tempo piuttosto breve – e sostenibile – spostando ogni tipo di distrazione nei cinque minuti di pausa. In questo modo, molti procrastinatori sono riusciti a gestire meglio il loro tempo e diventare più efficienti.
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