Il raggiungimento, e di seguito il mantenimento, di alti livelli di produttività sono elementi essenziali nella costruzione del successo di un’azienda.
Nell’articolo analizziamo un nuovo modello di produttività diffusosi negli ultimi anni e diamo alcuni consigli su come essere più produttivi in modo sano.
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Per capire come essere più produttivi evitando l’overworking o la creazione di modelli organizzativi tossici, possiamo partire dalla definizione di “produttività tossica”, ossia la spinta a essere sempre produttivi, a scapito di tutte le altre attività.
Durante il periodo della pandemia, con l'introduzione massiva del lavoro da remoto, i confini tra vita domestica e lavoro sono diventati molto più sfumati, portando le persone a sentire il bisogno di essere sempre attive e di stare traendo il massimo da ogni situazione.
Questo non fa altro però che generare ansia e stress, aumentando la possibilità di burnout.
I nuovi contesti lavorativi moderni quindi, hanno portato a una nuova gestione e organizzazione del lavoro, andando a incidere in modo diretto anche sulla percezione della produttività dei collaboratori e sull’effettivo significato dell’essere produttivi.
Per fare un esempio, nel contesto pre-pandemico di un classico lavoro a tempo pieno, esistevano diversi casi in cui i collaboratori erano considerati produttivi dai propri manager se rispettavano, o ancora meglio eccedevano, gli orari d’ufficio.
Oggi la situazione si presenta in modo diverso, essendo molti i contesti con orari flessibili dove ciò che conta è il risultato ottenuto, e non la quantità di tempo lavorato.
Adattare le proprie modalità di lavoro a questi contesti, anche solo attraverso piccoli cambi in termini di gestione del tempo e creazione di abitudini, può portare a significativi benefici in termini produttivi.
Di seguito un elenco di 10 consigli per migliorare la produttività.
Provare a incorporare alcuni di questi consigli nel quotidiano permette di monitorare cosa funziona e cosa invece no, in modo da costruire un piano duraturo per migliorare la produttività sul lavoro.
Spesso si è tentati di fare multitasking, ovvero di destreggiarsi tra diversi compiti della giornata lavorativa nello stesso momento o senza un ordine ben preciso.
Sebbene possa dare l’impressione di essere un metodo produttivo, raramente produce i risultati migliori.
Concentrarsi su un solo compito alla volta permette di portarlo a termine con maggiore qualità e in minor tempo, consentendo di passare senza problemi al compito successivo.
I compiti o i progetti di grandi dimensioni possono intimidire e spesso viene sopravvalutato il tempo necessario per portarli a termine. Ecco perché suddividere i compiti in più piccoli sottocompiti permette di raggiungere i risultati in modo più efficace.
Può sembrare strano suggerire di fare delle pause quando si parla di produttività sul lavoro, ma in realtà momenti di svago regolari aiutano a ridurre lo stress e ad aumentare la produttività.
Che si lavori dall’ufficio o da casa, è importante fare pause brevi e frequenti, utilizzando questo tempo per allontanarsi dal lavoro, consentendo alla mente di riposare e di tornare con una rinnovata motivazione e nuove idee.
La regola dei cinque minuti è un’importante alleata per coloro che tendono a procrastinare. Consiste nel dedicare solo cinque minuti a un compito in sospeso, eliminando tutte quelle scuse che impediscono di iniziarlo.
Spesso, una volta terminati i minuti, la motivazione rimane, influendo anche sulla produttività complessiva.
I blocchi di tempo sono una strategia di produttività ben nota e consolidata.
Creando dei blocchi temporali nel programma di lavoro, si decide in modo consapevole che quello specifico momento sarà dedicato allo svolgimento di una precisa attività.
Questo metodo si presta molto alla rappresentazione grafica tramite tabelle, che permettono di creare una guida visiva per la giornata lavorativa.
Delegare non significa scaricare il lavoro che non si vuole fare, si tratta invece di assicurarsi che tutti lavorino ai compiti più adatti alle loro competenze e disponibilità.
Se si fa parte di un team, esaminare i compiti quotidiani e valutare se è possibile delegarne qualcuno ad altri membri può essere una strategia vincente per raggiungere maggiori livelli di produttività.
Distrarsi è normale e la concentrazione non sempre viene naturale, ma è un'abilità che può essere sviluppata.
La tecnica del Pomodoro è spesso usata per evitare distrazioni e completare i compiti: ne abbiamo parlato in questo articolo.
A volte, la tentazione di evitare i compiti difficili o che richiedono tempo per concentrarsi invece su risultati più immediati può essere molto forte.
Tuttavia, affrontando i progetti più difficili per primi, o nel momento in cui si è più produttivi, si possono aumentare motivazione e concentrazione.
Per portare a termine i compiti in modo efficace, è necessario essere in grado di completarli entro un lasso di tempo ragionevole.
Per questo, stabilire dei limiti impedisce di essere sopraffatti dalle cose da fare.
Con la normalizzazione del lavoro flessibile e ibrido, l’individualità di ciascuno è stata messa in risalto: alcune persone lavorano meglio al mattino, mentre altre raggiungono il loro apice dopo pranzo.
Individuare i momenti di maggiore produttività e organizzare il proprio programma giornaliero in modo da sfruttare al meglio questi momenti di punta è un modo eccellente per capire come essere più produttivi.
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