Se molte imprese hanno modificato come prima cosa le proprie strategie di comunicazione esterna nei confronti di clienti, nuovi potenziali collaboratori in fase di recruiting o stakeholder, è opportuno che venga dedicata la medesima attenzione anche alla comunicazione interna per mantenere elevato il livello di coinvolgimento. Nell’articolo di oggi, vedremo come aggiornare la strategia, adattandola a un contesto in costante evoluzione.
Se fino al 2020 nelle organizzazioni era prassi piuttosto comune – ma non certo efficace – definire delle procedure di comunicazione aziendale interna, magari appendendole in una bacheca, per poi dimenticarsene, la diffusione dello smart working su larga scala ha richiesto una revisione dei modi di comunicare in modo efficace anche da remoto.
Un piano di comunicazione interna supporta la condivisione degli obiettivi, rendendo più efficiente la definizione delle attività di dipartimento e individuali necessarie a raggiungerli.
Come abbiamo anticipato nella premessa, la comunicazione è il presupposto fondamentale per assicurare il coinvolgimento dei collaboratori che incide a sua volta sui livelli di fidelizzazione, motivazione e produttività.
Non è solo possibile, ma anche caldamente consigliato attivarsi in tal senso, per orientare da subito la collaborazione da remoto delle proprie persone a una maggiore efficacia.
Da dove iniziare? Provando a rispondere ad alcune domande che creino la base per un piano aggiornato di comunicazione interna aziendale.
Ogni organizzazione avrà uno specifico valore da aggiungere al proprio piano di comunicazione interna: dall’incremento della retention dei collaboratori alla riduzione dei conflitti sul lavoro, dall’aumento della produttività alle modalità per dimostrare vicinanza e supporto alle proprie persone anche da remoto.
Per definire l’obiettivo principale dell’attività, è necessario un lavoro corale tra diverse funzioni aziendali: il dipartimento di comunicazione si può fare carico di ascoltare le esigenze prioritarie di HR, Vendite, Produzione, Finance e così via.
Soprattutto in situazioni di stress o di attività intensa, occorre considerare che le priorità delle persone in azienda potrebbero non coincidere con quelle del dipartimento di Comunicazione Interna.
Per fare in modo che le novità siano recepite e comprese, potrebbe essere utile suddividere i destinatari in gruppi, evidenziando i contenuti più rilevanti per ciascun segmento.
L’approccio personalizzato è quello più efficace per catturare l’interesse e raggiungere l’obiettivo desiderato.
Per scegliere il momento in cui inviare una comunicazione o convocare tutta l’organizzazione a prendere parte a una presentazione, è importante evitare i conflitti con altre scadenze strategiche per il business.
Qualora siano previsti staff meeting trimestrali o biennali, l’ideale sarebbe approfittare della presenza di tutte le persone per dare la comunicazione, assicurandosi di prevedere tempo sufficiente per le domande che potrebbero sorgere.
È fondamentale non lasciare spazio a dubbi che rischiano di generare malumori o voci infondate e incidere sul clima organizzativo.
Ci sono canali più o meno efficaci a seconda del messaggio da comunicare: se per un aggiornamento alle policy interne può essere richiesta una conferma di lettura, attraverso la risposta a un’email o la verifica tramite quiz sulla rete intranet aziendale, ci sono notizie che devono prevedere uno scambio di battute tra i diversi attori in gioco.
Che si tratti di una riunione plenaria in presenza, al netto delle possibilità di distanziamento, o in videoconferenza, è fondamentale dare a tutti la possibilità di fare domande o commenti.
Fin qui, abbiamo visto alcune buone pratiche di comunicazione interna. Ecco in breve alcuni degli errori da evitare per essere efficaci e trasmettere il messaggio in modo chiaro a tutti i collaboratori.
Nell’articolo di oggi, abbiamo visto alcuni DOs & DONTs della comunicazione interna aziendale. Per orientare il piano a una maggiore efficacia, è bene ricordare come la chiave di volta risieda sempre nell’ascolto dell’interlocutore e nella consapevolezza di come possa recepire il messaggio.
InsideOut ha ideato e realizzato Touch, il prodotto formativo di nuova concezione, studiato per:
Non solo, i facilitatori dell’apprendimento hanno sviluppato anche una proposta formativa online, per soddisfare il bisogno delle aziende di rivoluzionare le proprie modalità di lavoro e gestione dei collaboratori: scopri le virtual classroom attive cliccando qui!
Il metodo innovativo di InsideOut consente di vivere in prima persona l’esperienza di apprendimento: ti offriamo la possibilità di provarlo con una demo gratuita e senza impegno, anche da remoto.