Il mondo è cambiato in modo drastico con la pandemia e le organizzazioni non sono state esenti da trasformazioni: oltre alle modalità di lavoro, di vendita e di collaborazione, la comunicazione aziendale è una delle aree in cui sono necessari non pochi aggiustamenti, per andare nella direzione di una maggiore efficacia.
Se molte imprese hanno modificato come prima cosa le proprie strategie di comunicazione esterna nei confronti di clienti, nuovi potenziali collaboratori in fase di recruiting o stakeholder, è opportuno che venga dedicata la medesima attenzione anche alla comunicazione interna per mantenere elevato il livello di coinvolgimento. Nell’articolo di oggi, vedremo come aggiornare la strategia, adattandola a un contesto in costante evoluzione.
Perché la comunicazione aziendale interna oggi è più importante che mai?
Se fino al 2020 nelle organizzazioni era prassi piuttosto comune – ma non certo efficace – definire delle procedure di comunicazione aziendale interna, magari appendendole in una bacheca, per poi dimenticarsene, la diffusione dello smart working su larga scala ha richiesto una revisione dei modi di comunicare in modo efficace anche da remoto.
Un piano di comunicazione interna supporta la condivisione degli obiettivi, rendendo più efficiente la definizione delle attività di dipartimento e individuali necessarie a raggiungerli.
Come abbiamo anticipato nella premessa, la comunicazione è il presupposto fondamentale per assicurare il coinvolgimento dei collaboratori che incide a sua volta sui livelli di fidelizzazione, motivazione e produttività.
È possibile migliorare la comunicazione aziendale interna?
Non è solo possibile, ma anche caldamente consigliato attivarsi in tal senso, per orientare da subito la collaborazione da remoto delle proprie persone a una maggiore efficacia.
Da dove iniziare? Provando a rispondere ad alcune domande che creino la base per un piano aggiornato di comunicazione interna aziendale.
Qual è la priorità dell’aggiornamento
del piano di comunicazione?
Ogni organizzazione avrà uno specifico valore da aggiungere al proprio piano di comunicazione interna: dall’incremento della retention dei collaboratori alla riduzione dei conflitti sul lavoro, dall’aumento della produttività alle modalità per dimostrare vicinanza e supporto alle proprie persone anche da remoto.
Per definire l’obiettivo principale dell’attività, è necessario un lavoro corale tra diverse funzioni aziendali: il dipartimento di comunicazione si può fare carico di ascoltare le esigenze prioritarie di HR, Vendite, Produzione, Finance e così via.
È importante sottolineare che, qualora non si riesca a focalizzare l’obiettivo desiderato, è probabile che il piano di comunicazione sia già sufficientemente strutturato e non richieda alcuna ottimizzazione.
Chi sono i destinatari delle comunicazioni aziendali?
Soprattutto in situazioni di stress o di attività intensa, occorre considerare che le priorità delle persone in azienda potrebbero non coincidere con quelle del dipartimento di Comunicazione Interna.
Per fare in modo che le novità siano recepite e comprese, potrebbe essere utile suddividere i destinatari in gruppi, evidenziando i contenuti più rilevanti per ciascun segmento.
L’approccio personalizzato è quello più efficace per catturare l’interesse e raggiungere l’obiettivo desiderato.
Qual è il momento migliore per una comunicazione aziendale?
Per scegliere il momento in cui inviare una comunicazione o convocare tutta l’organizzazione a prendere parte a una presentazione, è importante evitare i conflitti con altre scadenze strategiche per il business.
Qualora siano previsti staff meeting trimestrali o biennali, l’ideale sarebbe approfittare della presenza di tutte le persone per dare la comunicazione, assicurandosi di prevedere tempo sufficiente per le domande che potrebbero sorgere.
È fondamentale non lasciare spazio a dubbi che rischiano di generare malumori o voci infondate e incidere sul clima organizzativo.
Come scegliere il canale di comunicazione?
Ci sono canali più o meno efficaci a seconda del messaggio da comunicare: se per un aggiornamento alle policy interne può essere richiesta una conferma di lettura, attraverso la risposta a un’email o la verifica tramite quiz sulla rete intranet aziendale, ci sono notizie che devono prevedere uno scambio di battute tra i diversi attori in gioco.
Che si tratti di una riunione plenaria in presenza, al netto delle possibilità di distanziamento, o in videoconferenza, è fondamentale dare a tutti la possibilità di fare domande o commenti.
Gli errori da evitare nella comunicazione interna aziendale
Fin qui, abbiamo visto alcune buone pratiche di comunicazione interna. Ecco in breve alcuni degli errori da evitare per essere efficaci e trasmettere il messaggio in modo chiaro a tutti i collaboratori.
- Dare per scontato che la strategia stia funzionando: puoi monitorane l’efficacia tramite sondaggi dedicati ai collaboratori, ad esempio.
- Includere troppi messaggi in un’unica comunicazione: troppo spesso i manager hanno una visione distorta della realtà percepita dalle proprie persone; meglio rischiare di essere ripetitivi, piuttosto che poco trasparenti.
- Trascurare le sessioni di follow-up: per mantenere alti l’interesse e il coinvolgimento dei collaboratori, a ogni comunicazione dovrebbero seguire aggiornamenti, consigli, incontri one-to-one con i rispettivi responsabili e monitoraggio della strategia (sempre utilizzando lo strumento survey se disponibile).
- Non essere disponibili: nelle organizzazioni con una forte componente di lavoro da remoto, il rischio di distacco tra manager e collaboratori aumenta; comprendere la quotidianità delle proprie persone e dimostrare disponibilità all’ascolto è invece determinante per il loro engagement, soprattutto a seguito di una comunicazione importante.
Nell’articolo di oggi, abbiamo visto alcuni DOs & DONTs della comunicazione interna aziendale. Per orientare il piano a una maggiore efficacia, è bene ricordare come la chiave di volta risieda sempre nell’ascolto dell’interlocutore e nella consapevolezza di come possa recepire il messaggio.
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