La comunicazione efficace rappresenta una leva strategica fondamentale per le aziende, perché consente di evitare problemi frequenti e allo stesso tempo pericolosi per la produttività, quali ad esempio:
- mancato rispetto delle scadenze
- conflitti tra collaboratori
- progetti non pianificati in modo corretto
- scambi di email interminabili
- assenza di feedback
- responsabilità individuali non assegnate
Se anche solo una di queste situazioni ti sembra familiare, continua a leggere l’articolo di oggi!
La comunicazione efficace come leva per il successo
L’efficacia della comunicazione in azienda è connessa all’efficienza in modo molto stretto.
Ecco alcuni dati utili per comprendere il legame tra comunicazione efficace e produttività:
- circa il 40% del tempo dei dipendenti è impiegato nell’invio e nella lettura di email che non aggiungono alcun valore all’organizzazione (fonte: studio di Altos Origin citato in questo articolo del Guardian);
- in media, i manager di Modeuro Consulting coinvolti in una ricerca dell’Università di Glasgow inviano 56 email ogni giorno (fonte: Wall Street Journal);
- la comunicazione non efficace - tra e verso i collaboratori - risulta in una perdita di 62,4 miliardi di dollari per le aziende (fonte: The Cost of Poor Communications, David Grossman, citato in questo articolo).
Di seguito, ti proponiamo i sette principi della comunicazione efficace, capaci di assicurare una maggiore trasparenza rispetto agli obiettivi, alle responsabilità individuali e ai risultati attesi.
1 – Chiarezza
L’obiettivo del messaggio dovrebbe essere chiaro innanzitutto a chi lo comunica, per potere essere compreso subito da chi ascolta (o legge, nel caso di scambi di email). È fondamentale evitare che gli interlocutori si trovino a dovere ipotizzare il significato delle nostre parole.
In quest’ottica, le tecniche di comunicazione consigliate comprendono frasi brevi e concise, forme verbali attive e, per i testi scritti, elenchi puntati.
2 – Concretezza
Per fare in modo che i nostri colleghi – o i nostri clienti, se parliamo di comunicazione di vendita – abbiano chiaro ciò che stiamo provando a esprimere, ogni discorso dovrebbe essere supportato da esempi e dati concreti.
È sempre preferibile non lasciare spazio alle interpretazioni personali.
3 – Impegno
La dedizione che applichiamo nella comunicazione è una delle competenze più preziose che possiamo avere, perché ci consente di trasmettere sicurezza in noi stessi.
Si tratta di una caratteristica molto vicina all’assertività, capace di convincere l’interlocutore in modo gentile, ma fermo.
La dimostrazione di impegno da parte di chi parla lascia un impatto forte e può migliorare i livelli di motivazione, nel caso di comunicazione tra leader e gruppo di lavoro. Negli incontri commerciali, è una leva molto importante per coinvolgere i prospect e avvicinarli all’acquisto.
4 – Gentilezza
Comunicare in modo assertivo significa essere chiari nei propri obiettivi, mantenendo allo stesso tempo il rispetto nei confronti delle opinioni e delle sensazioni dell’interlocutore.
Per essere aperti e onesti non serve diventare aggressivi, quindi la cortesia e l’educazione sono alla base dell’efficacia dei nostri messaggi. Al contrario, quando siamo offensivi allontaniamo le altre persone e perdiamo ogni opportunità di essere incisivi.
5 – Coerenza
Il punto di partenza per una comunicazione coerente è la logica del messaggio: studiare con cura ogni parola permette di essere più efficaci.
L’argomento principale deve essere sempre evidente: attenzione quindi a non lasciarci sopraffare dalle emozioni – anche positive, come l’entusiasmo - che rischiano di portare il flusso del discorso fuori tema.
6 – Completezza
Ogni messaggio deve avere una conclusione logica. Quando lasciamo una frase a metà, rischiamo di non sortire l’effetto desiderato nell’interlocutore, che si domanderà se attendere altre istruzioni e non avrà chiara l’azione da intraprendere.
Per assicurarci di essere stati eloquenti, possiamo concludere il discorso chiedendo se sia tutto chiaro e se servano ulteriori spiegazioni.
7 – Costanza
L’efficacia della comunicazione non dipende dal numero di parole usate, anzi: spesso, i messaggi più chiari e diretti sono proprio quelli brevi e concisi. Tuttavia, i termini usati devono essere scelti con cautela ed essere coerenti rispetto al tono di voce e al linguaggio del corpo.
Essere costanti non significa dovere ripetere le medesime frasi, ma usarne di brevi e semplici per esprimere il maggior numero possibile di concetti, purché correlati al tema principale e all’obiettivo che desideriamo raggiungere.
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