Cos'è davvero la comunicazione efficace? Caratteristiche & ostacoli

La comunicazione efficace è una competenza ritenuta essenziale nelle organizzazioni aziendali. I nostri modi di comunicare hanno un impatto forte sulla qualità delle relazioni sia in azienda, sia nella vita privata.

Nell’articolo di oggi, vedremo cosa si intenda con efficacia della comunicazione, identificando le caratteristiche e gli ostacoli da rimuovere.

Cosa intendiamo con comunicazione efficace?

Il dizionario Treccani definisce la comunicazione in questo modo:

“In senso ampio e generico, l’azione, il fatto di comunicare, cioè di trasmettere ad altro o ad altri (…). In senso più proprio, il rendere partecipe qualcuno di un contenuto mentale o spirituale, di uno stato d’animo, in un rapporto spesso privilegiato e interattivo”

La sua efficacia si valuta poi in base alla capacità di fare percepire all’interlocutore il significato esatto che si vuole trasmettere con il messaggio.

Le difficoltà risiedono nella natura della comunicazione, che non è solo verbale, ma include:

• il modo in cui un messaggio viene comunicato, per esempio il tono di voce usato (COME?)
• il motivo e l’intenzione della comunicazione (PERCHÉ?)
• il momento in cui si decide di comunicare (QUANDO?)
• ciò che non viene espresso a parole, che spesso comunica più delle parole stesse
• il linguaggio del corpo, di cui fanno parte le espressioni del volto, i gesti e la postura

Nei prossimi paragrafi, proveremo a fornirti alcune buone pratiche e tecniche di comunicazione utili in ogni campo, compreso quello delle vendite.

Ascoltare

Per dimostrare attenzione nei confronti dell’interlocutore e comprenderlo, è necessario sforzarsi di ascoltare in modo attivo, senza interrompere.

Prima di rispondere, meglio restare un momento in silenzio e riflettere.

Fare domande

Porre degli interrogativi è un modo pratico per entrare in maggiore empatia con gli altri, purché vi sia la volontà di attendere le risposte e ascoltarle.

Ripetere un sunto di ciò che si percepisce

Per essere certi di avere compreso quanto detto dall’interlocutore, è consigliato fare un breve riassunto che dimostri la volontà di impostare la comunicazione sulla trasparenza.

Essere consapevoli del proprio linguaggio non verbale

È importante ricordare che trasmettiamo tante informazioni con i gesti, gli sguardi e il tono di voce. Esserne consapevoli aiuta a rimuovere i possibili ostacoli all’efficacia della comunicazione.

Esprimersi in modo chiaro

Se la comunicazione è di tipo verbale, essere chiari ed eloquenti è un presupposto fondamentale. Senza esagerare con i termini tecnici, l’uso di un linguaggio formale e ricco aiuta l’espressione di concetti complessi.

Quelle che abbiamo visto fino a questo momento sono buone pratiche utili sia nella vita privata, sia in ambito professionale, in ogni tipo di conversazione:

• di vendita
• tra colleghi
• tra manager e collaboratori

In particolare, nella relazione tra il leader di un gruppo di lavoro e le sue persone, lo strumento del feedback è essenziale per ottenere un supporto reciproco e valutare l’efficacia delle comunicazioni per migliorare la qualità della performance.

Negli incontri commerciali, in presenza come da remoto, la disponibilità a offrire ai clienti consulenza, assistenza e aiuto - in ogni momento del processo d’acquisto - aiuta a rafforzarne la fiducia e creare solide basi per una collaborazione proficua.

In ogni tipo di rapporto, essere affidabili significa mantenere una coerenza tra le proprie parole e le proprie azioni. In ambito lavorativo, la coerenza è legata a doppio filo all’integrità.

Vediamo ora quali sono le principali barriere all’efficacia della comunicazione.

I 5 ostacoli della comunicazione efficace

Quelli che seguono sono comportamenti e abitudini che rischiano di frapporsi tra il mittente e il destinatario del messaggio, creando fraintendimenti che rischiano di sfociare nel conflitto.

1. Giudicare l’interlocutore nel momento della conversazione è piuttosto pericoloso: attenzione a non esprimere critiche dirette o pronunciare frasi che implichino il fatto che l’altro non abbia capito
2. Distrarsi, magari guardando le notifiche sul telefono, equivale a non ascoltare ed è anche piuttosto evidente: meglio mantenere sempre il contatto visivo
3. Offrire consigli non richiesti o soluzioni affrettate: a meno che l’interlocutore non chieda in modo esplicito un suggerimento, meglio stare in silenzio
4. Cambiare argomento, evitando di affrontare quelle che si dimostrano essere le difficoltà e le preoccupazioni dell’altro: in questo caso anche dire “sì, ma…” implica una volontà di spostare il focus che invece dovrebbe rimanere su chi sta parlando
5. Usare un linguaggio troppo tecnico o gergale: non è detto che tutti comprendano i modi di dire tipici di un settore o di un’azienda!

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