Siamo sicuri che la definizione di priorità e scadenze sia sufficiente a rispettare le scadenze e raggiungere gli obiettivi?
Priorità e scadenze da sole non bastano, serve un terzo elemento fondamentale: la stima del tempo necessario per svolgere il compito assegnato.
In questo articolo proveremo a offrire alcuni consigli di time management introducendone uno in particolare: la Tecnica del Pomodoro.
Quante volte abbiamo la percezione di lavorare in condizioni di priorità e urgenza costanti? Forse troppe.
Senza una corretta stima dell’impegno necessario per portare a termine un’attività, si corre il rischio di sottovalutare o sopravvalutare sia il tempo, sia le energie richieste per realizzarla e di conseguenza non essere in grado di rispettare le scadenze, nonostante la definizione delle priorità.
Abbiamo già visto come, nella celeberrima matrice di Eisenhower, per essere efficienti occorra rimanere il più possibile nell'ambito delle attività importanti, ma non urgenti. Affinché non diventino prioritarie, dunque, a meno che si tratti di situazioni di crisi davvero gravi, occorre valutare in modo intelligente quanto tempo prevedere per la realizzazione di un compito.
Un altro ostacolo alla produttività aziendale è la convinzione che per combattere l’istinto a procrastinare e iniziare a svolgere un compito che non ci piace, dobbiamo appellarci alla nostra forza di volontà. Nulla di più controproducente! Perché la forza di volontà non è inesauribile.
Se, ad esempio, per tutta una settimana facciamo qualcosa che non ci gratifica, stiamo continuamente attingendo a dalle scorte di forza di volontà, fino a terminarle. Si tratta di una componente piuttosto sopravvalutata per la sua reale efficacia nel vincere la procrastinazione, proprio perché limitata.
Come fare allora a essere determinati nello svolgere un’attività anche se questa non ci gratifica? Occorre trovare un nuovo punto di vista che dia al compito un obiettivo nuovo e motivante. Un’idea pratica potrebbe essere provare a modificare il modo in cui si svolge l’attività: più velocemente, con risultati più duraturi, in un luogo diverso dal solito e così via...
La convinzione che lavorare senza concedersi pause, praticamente finché si regge, sia un modo efficace per incrementare la produttività aziendale, viene smentita da numerosi studi e ricerche.
È stato infatti dimostrato che concedersi dei momenti di pausa ogni 20-25 minuti di lavoro aumenta la nostra capacità di concentrazione, perché il nostro cervello va naturalmente alla ricerca di una ricompensa dopo uno sforzo.
Proprio su questo principio si basa la tecnica del pomodoro, ideata da Francesco Cirillo quando era uno studente universitario e di cui parliamo nel prossimo paragrafo.
La Pomodoro Technique è uno strumento molto diffuso ed efficace per combattere l’istinto a procrastinare, mantenere alta la concentrazione e incrementare la produttività del lavoro (o dello studio per ribadire l’origine della tecnica).
In cosa consiste questa tecnica?
Viene usato un timer per alternare 25 minuti di impegno nello svolgimento di un compito alla massima concentrazione a 5 minuti di pausa, per riposare, distrarsi e ricaricare le batterie.
Perché si chiama "pomodoro"? Il nome è stato ispirato dal timer da cucina che Francesco Cirillo usava per impostare il tempo di lavoro e quello di break.
La tecnica ha acquisito sempre maggiore popolarità diventando oggetto di studio in diverse teorie sulla produttività e sul time management, anche in contesti aziendali e non solo come strumento per studiare in modo efficace.
Il principio su cui si basa la Pomodoro Technique è l’idea che ogni attività, a prescindere dalla difficoltà o dal tempo richiesto per eseguirla, possa essere suddivisa in piccole sequenze di tempo, i pomodori, ciascuna delle quali viene intervallata dalla successiva da una breve pausa di 5 minuti.
I momenti di break non sono affatto degli esempi di procrastinazione, ma anzi sono da prevedere in virtù della limitatezza dei livelli di attenzione del nostro cervello.
È fisiologico, infatti, andare con la mente alla ricerca di una gratificazione che sia uno snack, un’occhiata ai social network o qualunque cosa ci distragga dal lavoro.
Facendo diventare la pausa una vera e propria parte integrante della routine lavorativa, si riesce quindi ad attivare un circolo virtuoso di massima concentrazione e produttività seguite da brevi pause salutari e da non interpretare con senso di colpa.
In una società che va sempre più nella direzione della condivisione degli spazi di lavoro, del co-working in open space e dello smart working, non è indispensabile isolarsi per essere produttivi, ma è fondamentale imparare a gestire efficacemente il tempo e le interruzioni, spesso più interne che esterne.
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