Change management: definizione, esempi e best practice

In un mercato caratterizzato da costanti trasformazioni, la gestione del cambiamento rientra fra gli elementi capaci di determinare il successo di un’azienda. Un’organizzazione agile può adattarsi in modo rapido alle richieste dei clienti, adottare con facilità nuove tecnologie e strumenti di lavoro e ottimizzare i propri processi. Ecco perché l’espressione change management è diventata tanto popolare, in particolar modo negli ultimi mesi in cui la pandemia da COVID-19 ha richiesto un riadattamento pressoché totale delle abitudini quotidiane. Continua a leggere questo articolo per conoscere la definizione di change management, troverai anche alcuni esempi efficaci e le best practice per il progetto.

Change management: definizione

Il processo di change management è l’approccio con il quale si affronta una trasformazione, tipicamente degli obiettivi aziendali, dei valori, delle procedure o delle tecnologie.

L’obiettivo delle iniziative e degli strumenti di change management è l’attivazione di strategie e metodi che portino a una trasformazione efficace, supportando le persone ad accettare e adattarsi al cambiamento.

Nel mercato attuale, che spesso viene descritto come volatile, le organizzazioni agili hanno a che fare con i cambiamenti ogni giorno, acquisendo una maggiore capacità di cogliere le migliori opportunità e superare i competitor. Per questa ragione, essere pronti alle trasformazioni dovrebbe essere una priorità per le aziende.

Passiamo ora all’analisi di alcune situazioni in cui è richiesta la capacità di change management.

Esempi di change management

La gestione del cambiamento all’interno delle organizzazioni aziendali si rende necessaria per attuare trasformazioni quali:

• nuove tecnologie e strumenti di lavoro da implementare
• adozione di una nuova cultura aziendale
• nomina di nuovi manager
• acquisizioni, fusioni e cessioni di rami d’azienda
• periodi di crisi (aziendali o globali)

Ed è proprio alla gestione dei periodi di crisi, come quella causata dalla pandemia da COVID-19, che vale la pena dedicare un piccolo focus.

La gestione del cambiamento organizzativo in tempi di COVID-19

Promuovere il cambiamento in un’organizzazione aziendale è già piuttosto complesso in circostanze normali, come dimostrato da un sondaggio condotto da McKinsey dal quale è emerso che è solo il 40% dei processi di trasformazione a potere essere definito un successo.

La pandemia da COVID-19 non ha fatto che aumentare la difficoltà dei processi di change management, rendendoli allo stesso tempo indispensabili per la continuità del business. Le aziende, infatti, si sono trovate costrette a rivedere le strategie sia nel breve, sia nel medio-lungo periodo.

In molti casi, il lavoro da remoto è diventato l’unica opzione possibile, ma c’è anche chi ha dovuto temporaneamente sospendere ogni attività. Se lo smart working è diventato la nuova normalità per qualcuno, i processi e le strutture organizzative si sono dovute evolvere, per una gestione più efficace dei gruppi di lavoro, una collaborazione attiva, anche da remoto, e lo sviluppo di una nuova e quantomai necessaria virtual leadership.

La difficoltà si è concretizzata nell’assenza di una transizione fluida, perché il cambiamento si è reso necessario da un giorno all’altro, per tutti.

Non è detto, però, che queste modalità di lavoro e di comunicazione innovative non possano diventare lo spunto per una trasformazione più orientata all’efficacia e al benessere organizzativo, approfittando dell’urgenza del cambiamento per adottare quella cultura agile che avrebbe forse richiesto anni per essere implementata a tutti i livelli.

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Se questo è il futuro del lavoro, rispondere con proattività alle trasformazioni si rende sempre più indispensabile per essere competitivi nel marcato.

Best practice di change management

È bene ricordare che promuovere il cambiamento non può significare solamente fornire strumenti e tecnologie innovative ai propri collaboratori: sono necessarie delle fasi di preparazione che comprendono un piano di comunicazione, un percorso formativo, l’analisi dell’avanzamento delle attività e del successo del progetto di change management.

Ecco alcune buone pratiche per le organizzazioni.

• Definire gli obiettivi in modo chiaro e specifico è cruciale per ogni iniziativa di change management, per fare in modo che sia i leader, sia i collaboratori abbiano sempre un punto di riferimento che guidi le loro attività.

• Comunicare in modo chiaro e onesto, soprattutto nel corso delle trasformazioni, dovrebbe essere un must, perché la fiducia è un elemento essenziale nel successo dei progetti di cambiamento.

• Prevedere percorsi di formazione aiuta a dimostrare ai collaboratori la vicinanza da parte del loro leader e dell’azienda, offrendo occasioni di condivisione e allenamento delle nuove strategie all'interno del gruppo di lavoro. La consapevolezza di essere ascoltati e supportati facilita la gestione del cambiamento e prepara ad affrontare al meglio le sfide future.

• Organizzare degli incontri per consolidare il canale di comunicazione tra manager e collaboratori è importante, perché ascoltando si è in grado di riconoscere le reazioni personali alle trasformazioni e trovare delle soluzioni per facilitarle. In queste occasioni, è bene dare molto più spazio all’ascolto di domande, idee, dubbi o suggerimenti.

• Coinvolgere tutto il management - e non solo i dipartimenti responsabili della promozione del cambiamento - può risultare complesso, ma è essenziale per il successo. Un consiglio pratico? Condividere le previsioni di ROI delle iniziative e convincere più team leader possibile della validità del progetto.

• Fare leva sull’empowerment dei collaboratori permette di coinvolgerli pienamente nel cambiamento, dando loro una maggiore libertà decisionale rispetto all’implementazione di nuove idee.

• Incoraggiare la condivisione di opinioni ed esperienze è utile per consolidare le competenze necessarie ad adattarsi e cambiare in modo rapido e consapevole. Per farlo, possono essere organizzate riunioni informali o messi a disposizione strumenti di comunicazione più immediati, come le chat intraziendali.

• Rendere accessibili le informazioni è un altro passaggio cruciale, perché se già un cambiamento può spaventare, non avere a disposizione dati e materiali necessari rischia di diventare frustrante e demotivare il gruppo di lavoro.

• Celebrare i successi fornisce ai collaboratori la motivazione necessaria per adottare il cambiamento con maggiore velocità e convinzione.

Tra le leve determinanti nell’efficacia dei progetti di cambiamento, troviamo la capacità di coinvolgere i collaboratori a tutti i livelli, non limitandosi a una guida forte da parte di un solo leader che indica la direzione da prendere.

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