Gestione del tempo: 4 consigli per acquisire questa competenza

Pubblicato da: Salvatore Errante aggiornato il 25 febbraio 2021
Salvatore Errante
Mi trovi su:

gestione del tempoLa gestione del tempo è una competenza complessa, perché ne racchiude al suo interno altre, fondamentali e connesse tra loro. Usando una metafora sportiva, porsi l’obiettivo di migliorare la propria capacità di time management è come pensare di migliorare la performance di una squadra, allenandola come fosse un singolo giocatore. Perché tutto il gruppo esprima al massimo il proprio potenziale, devono essere create le condizioni per cui ogni individuo si senta motivato a farlo e metta la sua prestazione a disposizione del team.

In questo articolo, ti daremo quattro consigli per allenare le competenze specifiche che aiutano a gestire il tempo.

Come si valuta la capacità di gestione del tempo?

Restando per un momento nella metafora della squadra sportiva di cui abbiamo parlato nella premessa, un bravo allenatore dovrebbe essere in grado di riconoscere il giocatore che non sta esprimendo al massimo il proprio potenziale e supportarlo nel miglioramento della performance individuale.

Allo stesso modo, per una migliore gestione del tempo, è utile trovare la competenza specifica che è necessario sviluppare o consolidare per ottenere un incremento della produttività. Passiamo ora ai quattro consigli pratici che non seguono un particolare ordine di priorità, ma sono collegati tra loro e in alcuni casi si sovrappongono.

New Call-to-action

4 consigli per la gestione del tempo

1. Definizione efficace degli obiettivi

La gestione del tempo è una vera e propria chimera: il tempo in sé non può essere gestito, ciò che possiamo davvero gestire è come usiamo quello che abbiamo a disposizione. La componente come dovrebbe essere guidata da una definizione efficace degli obiettivi che si desidera raggiungere.

La prima e fondamentale abilità è dunque quella di usare il nostro tempo e lavorare per obiettivi, ottenendo il massimo rendimento e una piena soddisfazione personale.

Collegata a doppio filo alla definizione degli obiettivi c’è quella delle priorità di cui stiamo per parlare.

2. Ordine preciso delle priorità da assegnare alle attività

Uno dei principali motivi per cui le persone faticano ad assegnare le giuste priorità ai propri compiti è che tendono a farlo quando è troppo tardi. Creare un ordine delle attività prioritarie quando sono già all’interno di una to-do list rischia di creare confusione – piuttosto comune – tra priorità e urgenze.

Lo schema che ti proponiamo, la matrice di Eisenhower, può aiutare a comprendere le differenze tra attività importanti e urgenti.gestione del tempo - matrice eisenhower

Il primo passo nella definizione delle priorità non è concentrarsi per portare a termine il maggior numero possibile di compiti, bensì comprendere quali sono le attività che non dovrebbero essere sulla lista. A questo punto, restano solo le responsabilità che possono rappresentare un valore reale ed essere completate con le risorse e il tempo a disposizione.

La capacità di assegnare le priorità è in grado di migliorare in modo rapido la gestione del tempo, contribuendo ad aumentarne l’efficacia.

3. Consapevolezza rispetto a esigenze e abitudini personali

Ognuno di noi ha un modo di lavorare: ci sono persone che si sentono più produttive la mattina presto e altre che hanno bisogno di qualche ora dal risveglio, per raggiungere il picco della performance.

Allo stesso modo, siamo motivati da elementi diversi ed è fondamentale esserne consapevoli, per potere gestire meglio il tempo. Per raggiungere tale consapevolezza, è utile analizzare sia le attività nelle quali sentiamo di avere dato il meglio, sia quelle in cui la performance non era altrettanto elevata.

Non si tratta di passaggi complessi, tuttavia la consapevolezza è una leva molto potente per raggiungere l’empowerment, anche grazie alla correzione di abitudini poco efficaci.

Infine, la consapevolezza aiuta a trovare gli stimoli attraverso i quali ogni individuo è in grado di auto-motivarsi, anche se han di fronte dei compiti apparentemente poco stimolanti né creativi.

gestione del tempoQuesta è anche una delle competenze essenziali all’efficacia della leadership, perché meno responsabili si hanno a monitorare il proprio lavoro, più si rischia di perdere il focus sulle attività. Una consapevolezza dei propri ambiti di responsabilità aiuta invece a ricavare soddisfazione dal raggiungimento degli obiettivi.

4. Capacità di mantenere il focus evitando la pratica del multitasking

Anche il concetto di multitasking, come quello di gestione del tempo, nasconde un mito. Come abbiamo visto in questo articolo, quando cerchiamo di svolgere diverse attività in contemporanea, in realtà il nostro cervello non fa altro che passare rapidamente da un compito all’altro, spostando il focus.

La competizione per la nostra attenzione è alta e non è facile mantenere la concentrazione fissa su un compito, spegnendo i riflettori su ciò che ci circonda e allontanando le distrazioni interne, ancora più insidiose di quelle esterne.

A prescindere dalla quantità di punti presenti sulla nostra to-do list, è fondamentale tenere a mente che si può svolgerne con efficacia solo uno per volta, puntando al monotasking.

 


 

Nell’articolo di oggi, abbiamo introdotto alcuni consigli che speriamo possano essere utili a comprendere come identificare gli ostacoli che rischiano di rendere poco efficace la nostra capacità di gestire il tempo e penalizzano la performance.

InsideOut ha realizzato Focus, il prodotto formativo di nuova concezione studiato per:

  • sviluppare la capacità di definire e raggiungere gli obiettivi
  • vincere la reattività e migliorare la capacità organizzativa
  • gestire le reali cause di perdita di tempo
  • imparare a lavorare per priorità e obiettivi in contesti liquidi come lo smart working

Se sei curioso di saperne di più e vuoi conoscere il metodo innovativo che consente ai partecipanti di vivere in prima persona l’esperienza di apprendimento, mantenere e sviluppare nel tempo le competenze acquisite, prenota la tua demo personalizzata e gratuita!

New Call-to-action

Argomenti: raggiungere obiettivi, produttività aziendale, multitasking, gestione del tempo