5 consigli di comunicazione efficace per collaborare da remoto

Pubblicato da: Domenico Malara aggiornato il 23 giugno 2022
Domenico Malara
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comunicazione efficaceLa comunicazione efficace è tra le competenze capaci di creare le condizioni per l’espressione del potenziale, personale e professionale, e per l’incremento della produttività lavorativa, in presenza come da remoto.

Le organizzazioni che operano in modalità ibrida o full-remote – così come anche quelle che condividono gli stessi spazi di lavoro – hanno bisogno di trovare nuovi modi per collaborare in modo più proficuo e superare le sfide generate dalla distanza (non solo fisica, ma anche operativa e relazionale).

Scopri alcune best practice continuando la lettura di questo articolo!

Perché la comunicazione efficace è essenziale in tutti i contesti organizzativi

Anche quando il gruppo di lavoro condivide gli stessi spazi e si trova per la maggior parte delle giornate “in presenza”, le modalità di comunicazione sono per lo più testuali.

Se nelle telefonate e nei messaggi vocali troviamo almeno la componente del tono di voce, le email, le chat e gli strumenti di messaggistica rischiano di lasciare campo aperto ai fraintendimenti, perché sono canali privi del valore aggiunto dato dal linguaggio del corpo.

 

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Purtroppo, in assenza di una comunicazione efficace, i malintesi generano preoccupazioni, tensioni e conflitti che incidono sul clima aziendale, sul coinvolgimento delle persone e sulla loro produttività.

Quante volte ci è capitato di inviare una email per poi ritrovarci pochi istanti dopo a pensare:

 

“e se il mio messaggio non venisse del tutto capito?”

 

Anche l’attesa della risposta, se percepita come un ritardo, è una fonte di ansia che non fa che aumentare la confusione e aggiungere ulteriori filtri alla nostra capacità di comunicare in modo efficace.

comunicazione efficaceIn particolare, nella modalità di lavoro da remoto, esistono tre tipi di distanze:

  • fisica – definita dai luoghi e dagli orari che lo smart working ha reso flessibili e liquidi
  • operativa – definita dalle dimensioni del gruppo di lavoro, dai livelli di esperienza e dalla diversità di competenze
  • relazionale – definita dal disallineamento rispetto ai valori, all’assenza di fiducia e di collaborazione costante

Per contribuire a migliorare comunicazione, collaborazione e produttività, la distanza sulla quale i manager possono lavorare è quella relazionale, perché, facendo leva sulla capacità di ascolto, possono creare empatia e ridurre la possibilità che si generino conflitti.

 

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Ad esempio, organizzare aggiornamenti regolari in videoconferenza può aiutare a raggiungere due obiettivi importanti: snellire le comunicazioni via email che rischiano di non vedere la conclusione e, soprattutto, creare occasioni di interazione tra colleghi.

5 best practice per perfezionare la collaborazione da remoto

#1 Stabilisci delle norme

Il primo passo per accertarsi che vi sia chiarezza nelle comunicazioni da remoto è la definizione di semplici norme, che devono poi essere condivise a tutti i livelli.

Possono essere aggiunte delle sigle alle email che non richiedono una risposta oppure a quelle a cui è necessario dare riscontro entro un tempo stabilito (30 minuti, 1 o 2 ore, ecc.). In questo modo, si può fare a meno di ricorrere a quei follow-up che spesso risultano spiacevoli e con i quali invece si tende a eccedere: ad esempio, la telefonata o il messaggio in chat per chiedere se i colleghi abbiano ricevuto la nostra email. Definendo un termine limite per ricevere un riscontro, il sollecito arriverà solo una volta superata la scadenza.

#2 Concorda il canale

I singoli gruppi di lavoro possono poi accordarsi sul canale da utilizzare per le comunicazioni urgenti – la chat ad esempio – per quelle importanti, che devono essere individuate in modo veloce – in questi casi le email sono ancora lo strumento più efficace – e per quelle informali, che possono trovare spazio su WhatsApp.

#3 Comunica giorni e orari di disconnessione

Se ci sono orari e giornate in cui è prevista la disconnessone totale, è bene informare tutti, in modo che non venga utilizzato alcun canale lavorativo e non si generi confusione o imbarazzo su come si è tenuti a comportarsi.

#4 Invia messaggi brevi, ma chiari

La comunicazione efficace non va confusa con la brevità dei messaggi: per quanto concise, le email non dovrebbero dare adito a interpretazioni errate che rischiano di diventare rapidamente problemi da risolvere. Allo stesso modo, meglio non eccedere con la quantità di parole, che tende a scoraggiare la lettura.

#5 Crea spazi di interazione

Infine, sempre nell’ottica di ridurre la distanza relazionale, i luoghi virtuali come le videoconferenze sono il canale ideale per festeggiare un traguardo raggiunto dal team o un’occasione importante, come un compleanno, una promozione o un altro tipo di evento personale. Ogni manager potrà poi trovare il suo modo unico per creare spazi di condivisione virtuale, puntando sempre all’obiettivo di cancellare le distanze.


 

Con la sempre maggiore diffusione della digitalizzazione delle modalità di lavoro, è naturale che aumenti il rischio di incomprensioni o conflitti tra colleghi. La soluzione non è fare a meno della tecnologia, ma usarla come supporto per trovare nuove forme di interazione e comunicazione efficace, migliorando il coinvolgimento e il clima lavorativo.

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Argomenti: smart working, relazioni interpersonali, collaborazione in azienda