Per molte persone la parola multitasking richiama subito alla mente una strategia efficace per aumentare la produttività. In effetti, la capacità di svolgere più attività contemporaneamente potrebbe fare pensare a una conseguente moltiplicazione dei risultati.
Invece, diversi studi hanno dimostrato come - nella maggior parte dei casi - il multitasking abbia un impatto negativo sull’efficienza e sulle performance. Continua la lettura per saperne di più e conoscere l’alternativa più efficace: il single-tasking.
Gli effetti del multitasking sul nostro cervello
Mantenere la concentrazione su più di una attività in contemporanea significa in realtà spostare di continuo il focus da un compito all’altro. È questa la vera definizione del multitasking che rischia dunque di renderci molto meno efficienti e produttivi di quanto immaginiamo.
Il motivo?
Al nostro cervello serve tempo, sia per spostare l’attenzione, sia per concentrarsi al massimo: ogni volta che ci muoviamo da un task all’altro consumiamo energia, oltre a perdere secondi preziosi.
Soprattutto quando dobbiamo portare a termine un compito impegnativo, se lo affrontiamo insieme ad altri compiti, rischiamo di impiegare molto più tempo rispetto a quanto ci richiederebbe la modalità single-tasking.
Ci sono casi in cui il multitasking permette di aumentare la produttività?
Esistono dei contesti in cui il multitasking non è pericoloso: ad esempio quando svolgiamo un’attività in modalità “pilota automatico” senza che il nostro cervello richieda uno sforzo in termini di concentrazione. È il caso della capacità di parlare mentre camminiamo o di guidare l’automobile mentre ascoltiamo la musica.
Poiché l’attività di camminare e quella di ascoltarla musica vengono gestite in background, come un sottofondo, guidate dall’istinto, qui non si verifica un vero e proprio spostamento del focus.
Tuttavia, non possiamo affermare con certezza che esistano delle situazioni in cui il multitasking rappresenti davvero una leva per aumentare la produttività. Anzi, per la maggior parte delle attività lavorative, questo continuo spostamento dell’attenzione è nemico della concentrazione.
Le alternative efficaci per essere più produttivi
Quando ci accorgiamo di non lavorare al massimo della produttività, proprio perché adottiamo una modalità multitasking – o, per meglio dire, switch-tasking – con spostamenti frequenti dell’attenzione da un’attività ad altre, abbiamo alcune alternative a nostra disposizione.
Provando a cambiare abitudini in modo graduale, il processo sarà più naturale; inoltre, se ci rendiamo conto della maggiore efficacia dei nuovi comportamenti rispetto al multitasking, gli effetti benefici saranno anche più duraturi.
Il single-tasking (o mono-tasking) prevede innanzitutto la definizione di un’attività importante o urgente che dovrà avere la priorità rispetto alle altre sulla nostra to-do list.
Per non cadere nelle trappole del multitasking, quando le attività da portare a termine entro la fine della giornata sono talmente tante da creare una sorta di blocco, può essere utile suddividerle in micro-task nei quali concentrare tutte le energie fino al momento di concedersi una pausa. Questa best practice si basa sui principi della Tecnica del Pomodoro che puoi trovare spiegata nel dettaglio a questo link.
Raggruppando tra loro attività simili o legate allo stesso argomento, non avremo nemmeno bisogno di riattivare la concentrazione e potremo chiudere con successo molti più compiti in minor tempo, aumentando anche la nostra soddisfazione e motivazione.
Alcune attività possono essere delegate ai collaboratori, dando vita a un processo di empowerment grazie alla fiducia dimostrata nei loro confronti e, allo stesso tempo, liberando la nostra to-do list.
Nell’articolo di oggi abbiamo visto come, oltre ad aumentare la produttività, una gestione più efficace del tempo e una definizione più precisa delle priorità ci consentano di lavorare con maggiore serenità: snellire l’elenco delle attività permette di concentrarsi su quelle più strategiche, subendo minori pressioni e riducendo i livelli di stress.
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